Company Prefix a povinnosti uživatelů Systému GS1

Informace v tomto článku jsou zastaralé, máte-li dotazy k tomuto tématu, prosíme, kontaktujte nás.

Systém GS1 vděčí za své plošné rozšíření mimo jiné i faktu, že je jediným identifikačním systémem, který zaručuje globální jednoznačnost přidělených čísel. Přitom lze s nadsázkou říci, že známé rčení „v jednoduchosti je síla“ platí v případě Systému GS1 zcela stoprocentně.

Co je GCP?
Global Company Prefix (GCP), globální číslo organizace, je v České republice tvořeno prefixem země 859 a čtyř až šestimístným identifikačním číslem konkrétní organizace. Global Company Prefix uvozuje prakticky každou identifikační strukturu Systému GS1 a zaručuje jednoznačnou identifikaci produktů, služeb i obchodních partnerů v rámci celého logistického řetězce.

Globální unikátnost identifikace zaručuje tzv. Global Company Prefix (GCP) neboli identifikační číslo společnosti. Jednoduchý princip jeho generování a efektivní způsob administrace zaručuje Systému GS1 dostatečnou flexibilitu a dostupnost pro společnosti libovolné velikosti nebo zaměření téměř kdekoliv na světě. Každá společnost, která se rozhodne zaregistrovat do systému, obdrží vlastní identifikační číslo. Skládá se vždy z prefixu země, kde se budoucí uživatel registruje, a z přiděleného identifikačního čísla. Celková délka GCP je různá, v České republice se pohybuje od sedmi do devíti znaků. Uživatelé, kteří vyčerpají celý interval identifikačních čísel vymezený daným GCP, jednoduše požádají o přidělení dalšího.

Dodržování pravidel je předpokladem fungování

Až potud je, zdá se, vše jednoduché. Ale i v tomto systému existuje několik kritických bodů. Jedním z nich je dodržování přidělených identifikačních čísel organizace a na ně navazujících číselných řad!

Ilustrační obrázek
Zdroj: Archiv GS1

Většina pochybení v souvislosti s čerpáním číselného intervalu spočívá zpravidla v neznalosti základních principů práce s GCP, případně v nekompetentnosti pracovníků pověřených generováním identifikačních čísel firmy. Mnohdy je na vině ztráta kontinuity v dané organizaci, odchod zodpovědného pracovníka, obměna zaměstnanců, aniž by bylo zabezpečeno řádné předání znalostí, nebo ztráta dokumentace. Z letitých zkušeností sdružení GS1 Czech Republic vyplývá, že takové případy nastávají poměrně často a uživatelé si jich nejsou vědomi. K odhalení dochází nejčastěji přímo při kolizi, kdy se na trhu objeví duplicitní identifikace, kterou je potřeba okamžitě řešit. Určité procento chyb je zjištěno náhodně v souvislosti s kontrolami nebo při implementaci konkrétních nadstavbových projektů, jako je datová synchronizace nebo logistická etiketa. Jen v opravdu mizivém počtu případů se jedná o vědomé porušení pravidel identifikace nebo o ilegální využívání Systému GS1.

Riziko, že společnost „přečerpá“ pásmo vymezené GCP, je při shora uvedených pochybeních poměrně vysoké. Příkladem vzniku tohoto problému může být chybná interpretace GCP do podnikového informačního systému. Jiný příklad může souviset se zadáním parametrů do informačního systému, kde není definován a softwarově ošetřen konec přiděleného intervalu.

Obdobným pochybením je také nesprávné zadání délky GCP do informačního systému. Jde o naprosto kritickou chybu, je-li například zadán osmimístný prefix 85990011 namísto přiděleného devítimístného 859900112. Zatímco interval čísel k prefixu 859900112 může nabývat hodnot od 859900112000 až po 859900112999, interval identifikačních čísel k prefixu 85990011 je podstatně obsáhlejší a zahrnuje pásmo od 859900110000 až po 859900119999. Ve svém důsledku se tato chyba může projevit nabouráním až devíti dalších prefixů, které mohou být již přiděleny, a tudíž také využívány jinými společnostmi!

Jistě není nutno zdůrazňovat, že tyto chyby velmi vážně narušují fungování globálního standardu na všech úrovních jeho využívání. Kromě reálných kolizí na trhu samozřejmě přinášejí také určitou míru ztráty důvěry ve funkčnost standardu. Oba tyto negativní jevy jsou stejně závažné!

Zjištění skutečného stavu – základ nápravy

GS1 Czech Republic se proto, na základě dosavadních zkušeností a také v kontextu s plánovaným průzkumem zaměřeným na zjištění volné kapacity identifikačních čísel v rámci českého prefixu 859, rozhodla připravit na 2. polovinu letošního roku poměrně masivní kontrolní akci. Jejím cílem bude odhalit chybné interpretace GCP, ilegální využívání identifikačních struktur Systému GS1 a v neposlední řadě také zajistit nápravu zjištěných nedostatků.

Zásadním předpokladem úspěšnosti připravované akce je zajistit ze strany GS1 Czech Republic dostatečnou informovanost koncových uživatelů o GCP, který/é jim byl/y po dobu jejich registrace přidělen/y. Všichni zaregistrovaní uživatelé obdrží koncem září letošního roku výpis přidělených GCP a informaci o jejich primárním GLN (globální lokalizační číslo) tak, aby si mohli sami zkontrolovat, zda čerpají pro identifikaci svých produktů a služeb, případně pro potřeby lokalizace, správný číselný interval. Pokud uživatelé interně zjistí nesrovnalosti mezi vlastními GS1 identifikačními kódy a obdrženým výpisem prefixů, bude na nich, aby se obrátili na provozovatele systému GS1 Czech Republic a ve spolupráci s ním tyto nesrovnalosti vyjasnili a napravili. Důležitou roli zde bude hrát ochota a zájem ze strany koncových uživatelů spolupracovat na nápravě chyb.

Pevně věříme, že většina uživatelů je do Systému GS1 zaregistrována právě proto, že chtějí nebo potřebují využívat jeho předností, což je možné jenom tehdy, když jsou pravidla systému dodržována všemi uživateli!

Důvěřuj, ale prověřuj

GS1 Czech Republic však souběžně s touto informační kampaní a jakousi následnou amnestií pro všechny hříšníky, kteří projeví snahu zjištěné nedostatky napravit, odstartuje další kolo kontrol na bázi spolupráce s obchodními řetězci, které poskytnou data ze svých informačních nebo pokladních systémů. Data budou porovnána s databází GS1 Czech Republic a nesrovnalosti budou opět řešeny.

V krajních případech, kdy půjde o ilegální uživatele, bude postup dohodnutý s obchodními řetězci směřovat k vylistování takto svévolně označených produktů a zahájení právních kroků vedoucích k ochraně práv legálních uživatelů Systému GS1.

Obdobné kontrolní akce se ve spolupráci s obchodními řetězci rozjely v letošním roce také na úrovni GS1 in Europe v rámci projektu GTIN Intelligence. Díky tomuto projektu bude mít GS1 Czech Republic možnost kontrolovat nejenom produkty, které se vyskytují na českém trhu, ale také produkty s prefixem 859 vyskytující se na ostatních evropských trzích.

Ilegální užívání
GS1 považuje výše uvedený fenomén za extrémně nebezpečný, přímo ohrožující samotnou funkčnost Systému GS1. Je současně hodnocen jako zásadní porušení smlouvy mezi uživatelem Systému GS1 a jeho provozovatelem, lokální organizací GS1. Proto uživatelům, kteří nebudou ochotni aktivně tento problém řešit nebo se odmítnou problematikou zabývat, může hrozit až ukončení smlouvy o využívání Systému GS1 z důvodu závažného porušení pravidel systému.

První výsledky z projektu ukazují, že odhalování ilegálních uživatelů je úspěšné, např. ve Francii bylo za první tři měsíce letošního roku odhaleno bezmála 300 ilegálních uživatelů, kteří exportovali pod neregistrovanými kódy své produkty do zemí střední a východní Evropy.

O autorce – Pavla Cihlářová

avatar: Pavla Cihlářová

ředitelka, GS1 Czech Republic

Je členem regionálního výboru GS1 in Europe, kde se podílí na koordinaci evropských pracovních skupin a projektů. Pod jejím vedením byl mimo jiné zahájen projekt datové synchronizace i užší spolupráce s technologickými i odbornými institucemi.