Datová synchronizace klepe na dveře! V praxi ověřené schéma

Informace v tomto článku jsou zastaralé, máte-li dotazy k tomuto tématu, prosíme, kontaktujte nás.

V době překotně se rozvíjejícího globálního obchodu, zejména po intenzivním nástupu Číny a dalších asijských zemí v závěru minulého století, se jednoznačně potvrdila obecná potřeba standardů, využití jakéhosi univerzálního, společného obchodního jazyka, který umožňuje dostatečnou efektivitu daných logistických operací. Co je však platná možnost vysoké rychlosti toku informací a optimalizace příslušných toků materiálových, pakliže kmenová data příslušející obchodovaným produktům nejsou bez závad? Jak zabezpečit, aby v procesu využívaná, mezi partnery často vyměňovaná data byla dokonale zabezpečená a kvalitní?

Organizace GS1 má řešení. Jedná se o nástroj nazývaný GDSN (Global Data Synchronization Network), síť globální datové synchronizace.

Procesní schéma datové synchronizace
Procesní schéma datové synchronizace
Zdroj: Archiv GS1 Czech Republic

Jak celý systém GDSN funguje?

Základní funkcionalitu řešení GDSN je možné rozdělit do pěti kroků a vysvětlit ji s využitím výše uvedeného procesního schématu.

GDSN
Globální datová synchronizace je síť nezávislých certifikovaných elektronických katalogů, propojených přes Globální registr, centrální vyhledávač, který spravuje organizace GS1.

1. Vkládání dat

dodavatel si zvolí svůj zdrojový elektronický katalog, který slouží jako jeho vstupní bod do sítě globální datové synchronizace. Přestože je v současné době na světě 27 certifikovaných elektronických katalogů, má většinou firma, která se do této sítě zapojila, přístup do pouze jediného z nich, kterým řeší datovou synchronizaci celosvětově. Při případném spuštění datové synchronizace na novém trhu dojde pouze k doplnění popisů zboží pro příslušný jazyk a k úpravě národních specifik, jako je například daň z přidané hodnoty. Zbývající hodnoty jsou již v elektronickém katalogu pro dané zboží k dispozici. Zajímavou funkcionalitou elektronického katalogu je celá řada validací při vstupu dat do katalogu, například kontrola rozměrů a hmotností v rámci hierarchie balení. Elektronický katalog rovněž neumožní zveřejnit data o výrobku, který nemá vyplněny všechny povinné atributy. Propracovaný systém kontrol je zárukou vysoké kvality dat pro partnery dodavatele. Výhodou datové synchronizace je též možnost zveřejnění dat pouze pro určité obchodní partnery, včetně určení časového omezení platnosti dat.

2. Registrace dat

Po uložení dat do zdrojového katalogu je sedm atributů zaregistrováno do tzv. Globálního registru, který představuje centrální vyhledávač v síti GDSN. Jedná se o GLN (Global Location Number) zdrojového katalogu, kde jsou uložena kompletní data o výrobku, GLN vlastníka položky, GTIN (Global Trade Item Number) položky v katalogu a standardně označený cílový trh, pro který je položka určena. Další položkou je kód GPC (Global Product Clasification), což je klasifikace vytvořená organizací GS1, která umožňuje odběrateli snadno v Globálním registru vyhledat substitut daného výrobku. Dále se do Globálního registru ukládá statut výrobku, indikující kupříkladu, že je tento produkt registrován nebo že čeká na smazání. Poslední atribut se týká časové platnosti daného stavu, tj. odkdy je záznam platný nebo kdy bude smazán.

3. Požadavek na vyhledání dat

Po ukončení obchodního jednání může odběratel s využitím Globálního registru přes svůj elektronický katalog ihned vyhledat výrobky, na kterých se s dodavatelem domluvil. Všechny požadované výrobky si označí a Globální registr předá požadavek na stažení dat na příslušný zdrojový katalog, který zajistí přeposlání všech atributů vztažených k výrobku odběrateli.

4. Zaslání dat

V případě, že dodavatel zveřejnil data pro daný trh, dojde při obdržení požadavku z Globálního registru na zdrojový elektronický katalog k jejich předání odběrateli současně se synchronizačním procesem spočívajícím v detailní kontrole datové shody.

5. Potvrzení či zamítnutí dat

V tomto procesu existují dvě úrovně potvrzení nebo zamítnutí, tj. na straně cílového katalogu (generováno automaticky) a na straně odběratele, který fyzicky potvrdí nebo zamítne obdržená data včetně možnosti popsat důvod zamítnutí. V případě, že dojde k opravě dat ve zdrojovém katalogu, jsou upravená data automaticky přenesena straně, která si je již stáhla. Odběratel je schopen přes svůj elektronický katalog informovat dodavatele o vyřazení položky.

Doporučený postup a základní podmínky při zavádění metodiky pro kvalitu dat

  • Metodika musí být schválena top managementem a musí mít jeho dlouhodobou podporu.
  • Musí být jmenovány osoby, které budou mít za kvalitu dat odpovědnost.
  • Musí být zajištěna dostatečná informovanost pracovníků ve firmě na téma kvality dat, jejich významu a přínosů.
  • Je nezbytné vytvořit procesy týkající se tématu kvality dat.
  • Je nezbytné vytvořit odpovídající dokumentaci.
  • Je nezbytné ověřit správnost dokumentace.
  • Při procesu implementace do praxe je nutno příslušné postupy v dokumentaci závazně dodržovat.
  • Musí být prováděn interní audit dat a v pravidelných intervalech musí být opakován.
  • Mělo by být periodicky vypracováno vyhodnocení aktuálního stavu.
  • Musí být zajištěno vyhodnocení shody.
  • Celý proces by měl být soustavně, průběžně zlepšován.

Pilíře datové synchronizace

Globální klasifikace produktů – (GPC), Global Product Clasification

Aby byly výrobky správně a celosvětově jednotně klasifikovány, využívá datová synchronizace globální klasifikaci produktů, kterou spravuje GS1 a která vznikla ve spolupráci s firmou ACNielsen. Tato klasifikace představuje logický rámec členění výrobků celosvětově pro dodavatele i odběratele a zlepšuje tak přesnost a integritu, zrychluje schopnost dodavatelského řetězce rychle reagovat na spotřebitelské požadavky a přispívá k překonávání jazykových bariér. V současné době existuje šestistupňová hierarchie členění. Pro účely datové synchronizace se povinně používá rozpad po čtvrtou úroveň.

Více informací je dostupných na: www.gs1.org/gdsn/gpc

Základní přínosy datové synchronizace
Zavedení datové synchronizace přináší partnerům následující výhody:

  • Unifikace procesu zalistování a datové struktury.
  • Nižší náklady na správu dat.
  • Rychle aktualizovaná a konzistentní data.
  • Validace dat před odesláním.
  • Existence jediného místa vstupu dat pro všechny řetězce.
  • Kontrola unikátnosti každé položky.
  • Méně chybových (EDI) objednávek, chybových faktur a dalších EDI zpráv.
  • Rychlejší uvádění výrobků na trh.
  • Snížení skladových zásob a zvýšení dostupnosti zboží.
  • Rychlejší a snazší propagace.
  • Umožněna viditelnost zboží pro ostatní odběratele v celosvětovém měřítku.
  • Prohloubení spolupráce mezi partnery.
  • Vyšší produktivita práce zaměstnanců.
  • Zlepšení procesů v logistice.
  • Pozitivní dopad na tržby.

Základní rámec kvality dat – (DQF), Data Quality Framework

DQF je metodikou vyvinutou organizací GS1, která klade důraz na kvalitu dat a nastavuje ve firmě celý proces péče o data. Termín kvalitní data v systému datové synchronizace znamená, že příslušná data o konkrétním výrobku jsou kompletní, konzistentní, přesná, dodaná včas a založená na standardech. Zlepšená kvalita dat přímo ovlivňuje náklady, zvyšuje produktivitu a zrychluje možnosti uvedení výrobků na trh nebo jejich nahrazení. Za kvalitu dat je primárně odpovědný dodavatel, ale je v zájmu obou obchodních partnerů, aby měli shodná data ve svých systémech a byli schopni efektivně nastavit procesy a komunikovat spolu bez chyb. Zajištění kvality dat je dlouhodobý opakující se proces, který je soustavně nutné kontrolovat a zlepšovat.

Více informací je dostupných na: www.gs1.org/gdsn/dqf/data_quality_framework

„Kmenová data jsou základní, v čase neměnnné informace o produktech a obchodních partnerech, nutné k zajištění hladkého průněhu obchodních transakcí. Typickými příklady kmenových dat jsou GTIN, základní rozměry, hmotnosti, počty kusů apod.“

O firmě – Redakce GS1 INFO 859

avatar: Redakce GS1 INFO 859

Magazín INFO 859 je pravidelným periodikem, vycházejícím vždy v červnu a v prosinci. Je zdrojem aktuálních informací o standardech GS1 pro přesnou identifikaci produktů, zařízení, služeb a obchodních partnerů, jakožto i pro odpovídající komunikaci mezi nimi.