Datová synchronizace klepe na dveře! Trh si vynucuje přesnost dat

Informace v tomto článku jsou zastaralé, máte-li dotazy k tomuto tématu, prosíme, kontaktujte nás.

Potřeba synchronizovat kmenová data se objevila již koncem 80. let minulého století, kdy začaly vznikat první elektronické katalogy.Tehdy však šlo spíše o lokální katalogy pro určitý segment výrobků nebo synchronizaci dat na konkrétním národním trhu bez definovaných pravidel. Tím, že do procesu synchronizace byly většinou zapojeny globální firmy, a to jak na straně řetězců, tak i dodavatelů, začaly se stále častěji objevovat požadavky na výměnu dat mezi různými katalogy.

Popsaný stav byl impulzem pro definování komunikačních, propojovacích a kontrolních pravidel, datové struktury a popisu dat tak, aby byly tyto standardy použitelné celosvětově. Tuto úlohu převzala organizace GS1.

Vývoj obchodu si vyžádal centrální katalog

Vývoj počtu zapojených účastníků v globální datové synchronizaci
Vývoj počtu zapojených účastníků
v globální datové synchronizaci
Zdroj: Archiv GS1

Po roce 2000 si vývoj obchodu vynutil další zefektivnění procesu práce s daty, tj. možnost snadného zjištění, ve kterém elektronickém katalogu se daná položka nachází, a současně garanci přesnosti kmenových dat ve formě synchronizace dat mezi elektronickými katalogy. Vznikl tedy požadavek na „centrální katalog“, který bude shromažďovat vybrané informace a odkazovat na cílový katalog, kde jsou uložena kompletní data o výrobku. Na počátku roku 2004 vznikla v rámci organizace GS1 společnost GDSN inc., která započala od dubna 2004 provozovat tzv. Globální registr. Prostřednictvím Globálního registru je zajištěno, že jakákoliv položka je celosvětově dohledatelná s odkazem na konkrétní elektronický katalog. Podmínkou pro zapojení nově vzniklého elektronického katalogu do sítě globální datové synchronizace je jeho certifikace. Touto formou je stvrzeno, že daný elektronický katalog splňuje všechny standardy a je schopen komunikovat s ostatními katalogy v síti.

Hlavní hráči na poli datové synchronizace

Vývoj počtu položek v Globálním registru
Vývoj počtu položek v Globálním registru
Zdroj: Archiv GS1

Největší poskytovatel datové synchronizace ve světě je firma 1Sync, která je silně zastoupena zejména u řetězců v Severní Americe a u globálně působících subjektů. Druhou významnou organizací je SA2 Worldsync, která je zejména zastoupena v oblasti řetězců v Evropě. Dalším významným hráčem na poli datové synchronizace je firma GXS, která má poněkud odlišný obchodní model od výše uvedených dvou poskytovatelů. Prodává řešení do konkrétní národní organizace GS1 v dané zemi a je následně pouze na této organizaci GS1, jakým způsobem elektronický katalog provozuje. Firma GXS tedy nemá za zákazníky konkrétní partnery na trhu. Pro konkrétní lokální organizaci GS1 existuje i možnost, že si v dané zemi vytvoří elektronický katalog sama.Tato varianta je však velmi nákladná a riziková. Je proto reálné se domnívat, že v budoucnu bude převládat některý z modelů, kdy lokální organizace GS1 podepíše smlouvu o spolupráci s 1Sync, SA2 Worldsync nebo si pořídí řešení od GXS.

Z grafu uvedeného vlevo je patrný rozvoj zapojování dodavatelských firem i řetězců do systému globální datové synchronizace.Trend přibývajících subjektů je stabilní a daří se plnit předpoklady stanovené globální organizací GS1, podle kterých mělo být zapojeno do datové synchronizace asi 4000 firem ročně. Zajímavé je, že na jeden zapojený řetězec vychází asi 100 nově zapojených firem. Z toho plyne, že datové synchronizace se zatím spíše účastní firmy globální a organizace s větší oblastní působností. Z následujícího grafu lze vypozorovat rostoucí trend podle množství registrovaných položek v Globálním registru. Reálným předpokladem se jeví přístup asi 1,2 mil. nových položek za období jednoho roku. Na začátku roku 2010 bylo v katalogu přes 4,3 mil. položek.

A jak dál? Budoucnost datové synchronizace

Požadavky na kmenová data v budoucnosti
Požadavky na kmenová data v budoucnosti
Zdroj: Archiv GS1 Czech Republic

V současné době je datová synchronizace nejvíce rozvinutá v oblasti klasického retailu a FMCG (Fast Moving Consumer Goods). Ve světě se však již objevují další segmenty, které datovou synchronizaci využívají. Jde například o segment hobby marketů, drogistického zboží, zdravotnictví, automobilového průmyslu, sportovních potřeb, kancelářských potřeb a spotřební elektroniky. Tyto segmenty jsou za klasickým obchodem opožděny technicky a procesně o pět a více let. Každý z nich využívá tzv. základní sadu atributů, které jsou použitelné v každé oblasti, jako je například hrubá hmotnost nebo rozměry výrobku. Technicky odlišné výrobky z jiných odvětví mnohdy vyžadují definování specifických atributů, jako je například úhlopříčka televize. Na těchto úkolech, vedoucích k rozšíření sad atributů, se již samozřejmě pracuje nebo se ustanovují pracovní skupiny v rámci GS1, které tuto problematiku budou řešit. Na tomto místě je důležité si uvědomit, že počet požadavků na množství atributů k výrobkům bude v budoucnu bezpochyby narůstat. Jistě půjde o škálu legislativních požadavků, informací o znečištění, složení, balení, nutričních hodnotách, informací umožňujících zpětnou vysledovatelnost zboží, podkladů pro tvorbu letáků a katalogů, složení výrobků, upozornění na výskyt možných alergenů atd. Odhaduje se, že v ne příliš vzdálené budoucnosti bude nutné uvádět o výrobku v potravinářství až 250 atributů! Tento trend v praxi nebude možno řešit jinak než prostřednictvím datové synchronizace. Dalšími oblastmi, kde bude docházet k synchronizaci, je oblast cen a médií, tj. obrázků, videí apod.

Lze tedy očekávat, že mezinárodní řetězce začnou po zapojení svých velkých partnerů, kteří operují globálně, vyvíjet i tlak na postupné zapojení středních a malých firem. Pokud jde o elektronické katalogy, největšími konkurenty pravděpodobně zůstanou firmy 1Sync a SA2 Worldsync. Lokální katalogy se budou moci reálně uplatnit pouze na větších trzích, a to z důvodu rentability. I z tohoto důvodu se již množství elektronických katalogů nebude nějak výrazně zvyšovat.

Česká republika se připojuje k celosvětovému trendu datové synchronizace

Po fázi průzkumu připravenosti trhu na využívání služeb GDSN na straně obchodních řetězců v průběhu roku 2008 a vyjádření podpory z jejich strany bylo přikročeno v rámci iniciativy ECR (Efficient Consumer Response) k přípravě a realizaci pilotního projektu GDSN v České republice. Přípravná fáze pilotního projektu v první čtvrtině roku 2009 zahrnovala pro všechny účastníky vstupní školení v oblasti standardů Systému GS1.Velký důraz byl kladen na pravidla a postupy pro měření výrobků, které jsou pro GDSN

významné. Velmi důležitá byla i vnitřní připravenost každého zúčastněného subjektu. Jednalo se zejména o úpravy a čištění kmenových dat, případně vnitřních postupů tak, aby prověřená data mohla být předána do zvoleného elektronického katalogu. Tato fáze se ukázala být kritická především pro nadnárodní dodavatele s centrální správou kmenových dat.

Hlavní cíle pilotního projektu

  • Analýza současného stavu procesů zalistování výrobků a správy kmenových dat a návrh optimalizovaného procesního modelu.
  • Technické ověření synchronizace kmenových dat v definované kategorii výrobků (sektor drogerie).
  • Dohoda o datové struktuře, zavedení standardních postupů pro měření výrobků.
  • Příprava podkladů pro rozhodnutí o výběru technického řešení, které umožní zapojení malých a středních dodavatelů.

Průběh pilotního projektu

Účastníci pilotního projektu byli kromě výše uvedeného školení seznámeni s obsluhou elektronického katalogu, který si měli možnost vybrat. K dispozici byly elektronické katalogy od firem 1Sync a SA2 Worldsync. Součástí pilotního projektu byla rovněž analýza procesů zalistování mezi řetězci a dodavateli a návrh optimalizovaného procesu, který umocňuje výhody ze zapojení do datové synchronizace. Po definování a schválení datové struktury začala být v červnu 2009 vkládána data do zvoleného elektronického katalogu. V počáteční fázi provedly řetězce Globus ČR a Makro Cash & Carry testy na vzorcích dat. Na základě jejich připomínek byly provedeny opravy v datech a dodavatelé doplnili do svého elektronického katalogu celé portfolio výrobků, aby mohla být následně data přenášena z testovacích prostředí do produkčních systémů a obchodní řetězce mohly s daty pracovat v dalších navazujících procesech a systémech. Návazně proběhly simulace různých scénářů, například oprava chyby v položce, vytvoření nové verze položky, výmaz položky z elektronického katalogu apod. V průběhu pilotního projektu byly realizovány schůzky s dalšími řetězci a jejich dodavateli na téma GDSN. Pozitivní ohlasy byly registrovány kromě potravinářského sektoru i v sektoru spotřební elektroniky, drogistického zboží a hobby marketů.

Pilotní projekt ukázal cestu

Ilustrační obrázek
Zdroj: Archiv GS1

Celkově se dá říci, že pilotní projekt splnil očekávání. Pozitivním výsledkem je bezpochyby potvrzení, že v systému GDSN je možné pracovat pouze s „čistými“ daty, tedy s daty v kompletní podobě z hlediska úplnosti, přesnosti a správnosti. K úspěšnému nasazení a využívání GDSN v denní praxi je však ještě poměrně náročná cesta. Klíčovým úkolem bude dosažení shody většiny obchodních řetězců na sjednocení datové struktury pro produktová data při zalistování výrobků a podpora využívání GDSN služeb. Další nutnou podmínkou je nalezení řešení pro pokrytí potřeb lokálních dodavatelů, zejména malých a středních firem, které bude odpovídat jejich potřebám a možnostem. Projekt byl cílen na vybranou kategorii produktů ze segmentu drogerie a kosmetiky. Bude proto potřebné se soustředit v rámci pracovní skupiny ECR rovněž na další oblasti a kategorie a vytvořit příslušné dokumenty, jako např. uživatelské příručky a doporučené postupy pro zapojení do GDSN.

Zhodnocení pilotního projektu ze strany účastníků

  • Celkově bylo v rámci pilotního projektu nasdíleno přes 2000 položek včetně všech hierarchií. Všichni účastníci pilotního projektu se potýkali s organizačními a kapacitními problémy, Unilever a Procter & Gamble se musely zabývat i technickými a procesními problémy z důvodů přímého napojení elektronického katalogu na existující informační systém.
  • Zprovoznění GDSN na straně globálních firem je velmi náročné, což v průběhu projektu potvrdil i člen ECR (pracovní skupiny pro GDSN) Michal Gašparín z firmy Nestlé slovy: „Proces čištění dat nám celosvětově trval dva roky. Příprava na zahájení komunikace s Makrem je odhadována na půl roku. Očekáváme snížení chybovosti v procesu EDI komunikace, který využívá dat právě z GDSN.“
  • Výhody datové synchronizace dodavatelé vidí v synchronizaci logistických dat, dostupnosti výrobků, možnosti zneaktivnit výrobky, které již nebudou nabízeny, což by mělo snížit problém s objednáváním již nedostupných výrobků, a ve snížení chybovosti v procesu EDI komunikace.
  • Účastníci pilotního projektu se též shodli na tom, že čím více bude odběratelů dat z elektronického katalogu, tím lépe. Minimum pro efektivní provoz odhadují na pět obchodních řetězců.
  • Subjektivně se zatím zdá, že časová úspora není značná, jak se při závěrečném hodnocení shodli odpovědní zástupci z obou řetězců, pánové Dadík z Globusu ČR a Klein z Makra Cash & Carry. „Zrychlení práce s daty zatím není velké, hlavním a zásadním přínosem datové synchronizace je v této fázi významně zlepšená kvalita dat.“
  • Společnost Makro Cash & Carry již zahájila ostrý provoz datové synchronizace. Oslovila celkem 62 firem, které by měly mít smlouvu s některým z elektronických katalogů. Dne 29. 1. 2010 proběhl první workshop pro tyto dodavatele s tím, že by v průběhu druhého čtvrtletí 2010 měli začít s datovou synchronizací v České republice i na Slovensku. Globus v souvislosti s implementací informačního systému plánuje spuštění GDSN na počátek roku 2011.
  • Z výše uvedeného je patrné, že datová synchronizace je pro oba řetězce klíčová technologie, nicméně hodlají, byť dočasně, podporovat i jiné způsoby přenosu kmenových dat. Mezi ně patří vlastní portál, kde budou moci uživatelé vyplnit data ručně, importovat je z MS Excelu v definovaném formátu nebo je poslat prostřednictvím EDI komunikace zprávou PRICAT. Uvědomují si však, že portál i zpráva PRICAT mají v porovnání s technologií GDSN svá výrazná omezení.

Hodnocení projektu z pohledu GS1 Czech Republic

Ilustrační obrázek
Zdroj: Archiv GS1

Datová synchronizace skutečně „klepe na dveře“. Průběh pilotního projektu potvrdil, že GDSN je mohutný nástroj vedoucí k jednoznačným, bezchybným datům, ke zrychlení komunikace a k zefektivnění obchodních procesů. Jedná se však jen o první krůček, který prokázal i spoustu technických obtíží a souvisejících nákladových položek. Je zřejmé, že zavedení GDSN v masovém měřítku v prostředí České republiky čeká ještě dlouhá, vysokou dávkou trpělivosti všech účastníků provázená cesta. Příslib jistého, výrazného zvýšení efektivity se všemi pozitivními ekonomickými dopady je však zejména v období stagnace významnou výzvou. „Mezi pozitiva pilotního projektu patří i skutečnost, že se mezi účastníky zlepšilo povědomí o standardech Systému GS1. Neznalost standardů Systému GS1 je však doposud obecně vysoká, a proto se GS1 Czech Republic zaměří právě na vzdělávání zejména na straně řetězců. Na Retail Summitu 2010, kde se setkávají přední odborníci z prostředí retailu, již byla zahájena spolupráce na toto téma s řediteli personálních oddělení vybraných řetězců,“ konstatuje ředitel GS1Servis.cz Tomáš Martoch.

O firmě – Redakce GS1 INFO 859

avatar: Redakce GS1 INFO 859

Magazín INFO 859 je pravidelným periodikem, vycházejícím vždy v červnu a v prosinci. Je zdrojem aktuálních informací o standardech GS1 pro přesnou identifikaci produktů, zařízení, služeb a obchodních partnerů, jakožto i pro odpovídající komunikaci mezi nimi.