Systém GS1 v nemocnici v Gdaňsku

Případová studie o implementaci standardů Systému GS1 v Univerzitním klinickém centru v polském Gdaňsku nabízí ukázkový příklad přínosů standardizace pro zdravotnická zařízení. Úspory dosažené díky efektivnějšímu řízení skladových zásob činí impozantních 60 % ročních nákladů na skladování zdravotnických prostředků.

Univerzitní klinické centrum v Gdaňsku je jednou z největších nemocnic v Polsku, jejíž historie sahá až do roku 1945. V nemocnici fungují tři desítky oddělení, řada moderních laboratoří a 60 ambulantních klinik. Zařízení disponuje více než 1100 nemocničními lůžky a ošetří přes 120 000 pacientů ročně. Stále se vyvíjí: V roce 2012 nemocnice otevřela nové centrum invazivní medicíny s rozlohou 32 000 m², do dvou let má být zprovozněno nové centrum neinvazivní medicíny na ploše 75 000 m². V dalších letech se plánuje otevření centra pediatrické praxe.

Integrace nemocničních IT řešení

Řízení zásob spadá pod oddělení zdravotnického zabezpečení. Jeho pracovníci jsou odpovědni za přípravu tendrů, uzavírání smluv s dodavateli, příjem dodávek i za fakturaci a interní distribuci zdravotnického materiálu v nemocnici. Ještě v roce 2001 oddělení zdravotnického zabezpečení nemělo žádný specializovaný IT systém. Prvořadým úkolem byla elektronizace objednávání a fakturace stejně jako příjmu a distribuce.

V současné době nemocnice využívá několik IT systémů, které jsou vzájemně propojeny. Pro plánování zdrojů v oblasti skladového hospodářství a účetnictví nemocnice používá software Impuls. Toto ERP řešení je napojeno na nemocniční informační systém CliniNET, ve kterém nemocnice v současnosti shromažďuje data více než milionu pacientů, přibližně 20 milionů laboratorních testů a více než 200 milionů diagnostických snímků.

Konsignační sklady pro ekonomičtější provoz

V Univerzitním klinickém centru v Gdaňsku ošetří 120 000 pacientů ročněV Univerzitním klinickém centru v Gdaňsku ošetří 120 000 pacientů ročně
Zdroj: GS1 CR

Ke svému provozu nemocnice potřebuje velmi široké spektrum zdravotnického materiálu – od jednoduchých zdravotnických prostředků a drobných nástrojů po různé jednorázové i opakovaně použitelné produkty a implantáty. Celkové množství lékařských zákroků a procedur i počet jejich druhů každým rokem narůstá. S tím přibývá rovněž počet užívaných druhů i celkové množství lékařských prostředků. Prostředky vynaložené na pořizování skladových zásob neustále rostou a zvyšuje se i náročnost administrativy spojené s nákupy.

V minulosti docházelo ke ztrátám v důsledku nedostatečné kontroly údajů o datech použitelnosti; data exspirací se musela průběžně hlídat, a to především u produktů, jejichž používání nebylo časté. Management se začal zabývat otázkami, jak ušetřit náklady na zdravotnické prostředky a materiál. Řešení mělo přinést lepší řízení skladových zásob. Analýzou bylo zjištěno, že významný podíl skladových zásob připadá na velkou skupinu produktů různého typu a velikosti, často vysoce specializovaných jednorázových zdravotnických prostředků nebo implantátů. K provedení operace je nutné mít k dispozici plný rozsah typů a velikostí produktů v dostatečném množství. V této skupině se vyskytovaly dražší produkty, u nichž vznikaly značné ztráty z důvodu vypršení data použitelnosti.

Jako nejlepší řešení pro skladové hospodářství v dané skupině produktů se ukázalo jejich objednání do skladu s možností platby až při použití do spotřeby – systém tzv. konsignačních skladů. S novou iniciativou nebylo jednoduché začít, ale díky velkému potenciálu redukce skladových zásob se navržená úprava těšila velké podpoře vedení nemocnice.

Nový proces zásobování nemocničních oddělení

Evidence zdravotnických prostředkůEvidence zdravotnických prostředků
Zdroj: GS1 CR

Implementace nového konceptu byla zahájena ve skladu zásob pro kardiochirurgické oddělení. Tým kliniky vypracoval seznam potenciálních potřeb, různých typů a velikostí srdečních chlopní. Poté byl připraven tendr, podepsány smlouvy s dodavateli a rozeslány první objednávky. Překvapením byl vstřícný přístup dodavatelů, kteří porozuměli potřebám nemocnice a podpořili toto řešení.

Nový proces zásobování začíná vytvořením objednávky nového produktu v ERP systému CliniNET ve skladu operačních sálů. Objednávka putuje do systému řízeného skladu Impuls a odtud je přesměrována dodavateli podle podepsaného kontraktu. Dodavatel přiveze objednané produkty do centrálního skladu nemocnice, z něj se pak zboží odesílá interním dopravním systémem do konsignačního skladu na příslušném oddělení nemocnice. Během operačního zákroku jsou štítky s kódy zdravotnických přípravků nalepeny do implantačních protokolů. Po operaci zdravotníci v informačním systému veškerý použitý materiál přiřadí ke konkrétnímu pacientovi. SW odešle dokument do oddělení zdravotnického zabezpečení, tam je vytvořena objednávka v souladu s požadavky ve smlouvě, odešle se dodavateli a pak už se čeká jen na vyfakturování.

Po spuštění nového zásobovacího procesu se objevily i první problémy a vyvstaly další otázky. Jak zrychlit a zpřesnit identifikaci během přijímání do skladu? Jak přiřadit produkty k jednotlivým pacientům tak, aby bylo snadné provést kalkulaci ceny léčby? Jak pracovat s informacemi o produktu, jeho typu, datu použitelnosti

a sériovém čísle v IT systému? Jak rychle zpracovat skutečnou spotřebu nebo jak upozornit dodavatele na nutnost vystavení faktury? Jak rychle naskladnit produkt? Manuální zadávání dat exspirace, čísel šarží a sériových čísel do IS s sebou nese riziko chybovosti.

Čárové kódy na obalech zdravotnických prostředků

K usnadnění procesu zadávání dat do systému měla pomoci automatická identifikace s využitím čárových kódů. Management nemocnice poprvé kontaktoval členskou organizaci GS1 Poland, studoval příklady doporučené praxe ostatních nemocnic a absolvoval řadu webinářů.

Výrobky, které nemocnice přijímala, nesly kódy EAN-13 s GTIN nebo kódy GS1-128, které obsahovaly zakódovaný GTIN, číslo šarže, datum exspirace a sériové číslo. V portfoliu objednávek se také vyskytovaly produkty s 2D kódy GS1 DataMatrix. Stále však přicházelo velké množství materiálu bez jakékoliv možnosti naskenování potřebných informací.

Etapy implementace čárových kódů

Na začátku implementace bylo nutné manuální zadávání informací z produktů do systému. Následně byly do skladu zakoupeny kamerové snímače čárových kódů, které značně urychlily proces snímání potřebných dat. Poté byly vytvořeny elektronické sklady s tokem informací mezi skladovým SW a nemocničním informačním systémem. V současné době jsou produkty po použití automaticky skenováním kódu přiřazeny k pacientovi.

GTIN, globální číslo obchodní položky, určuje každý typ produktu zvlášť, ale k plné identifikaci zdravotnických prostředků nestačí. GS1 aplikační identifikátory definují další nezbytné informace, jako jsou AI (17) – datum použitelnosti, AI (10) – šarže/dávka/partie, AI (21) – sériové číslo.

Přínosy pro nemocnici Implementace Systému GS1 zajistila snížení nákladů na skladové hospodářství o 60 % a tato úspora se výrazně promítla do rozpočtové stránky fungování celé nemocnice. Konsignační sklady postupně vznikly v dalších odděleních a k dnešnímu dni jich funguje celkem patnáct. Díky kódům na produktech jsou informace o použitých produktech během procesu léčby uloženy v IT systému.

Snímání produktů – příklad z oddělení kardiochirurgie

Skenování čárového kódu implantátu z protokolu provedené operaceSkenování čárového kódu implantátu z protokolu provedené operace
Zdroj: GS1 CR

Za udržování zásob a přípravu produktů pro operaci odpovídají týmy specializovaných pracovníků. Protože během operace není možné používat čtečky a počítač, jsou etikety použitých produktů připojeny k protokolu. Dále je připojeno i datum zákroku a etiketa s identifikačním číslem pacienta. Tento protokol operace slouží jako podklad pro elektronický dokument v systému CliniNET, který se přes speciální rozhraní zasílá do skladového systému. Data jsou zpracována do objednávky pro dodavatele a jsou zaslána elektronicky ve formátu PDF. Následně se čeká jen na fakturu.

Tendry na zdravotnické prostředky

Vzhledem k tomu, že ne všechny přijímané produkty byly označeny podle standardů GS1, bylo rozhodnuto vybídnout dodavatele ke standardnímu označování primárních balení produktů přidělováním dodatečných bodů během tendrů na nákup zdravotnických prostředků.

Kvalita značení je v tendrech dodatečně bodována podle následujících parametrů:

  • Produkt má v čárovém kódu zakódováno číslo GTIN, které lze skenovat.
  • Je možné skenovat údaje o datu použitelnosti a číslu šarže produktu.
  • Dodavatel přiřadí číslo GTIN ke kódu produktu v katalogu.
  • Na produktu je etiketa, která může být přiřazena k dokumentaci, ideálně s kódem podle standardu GS1.
  • Je připojena fotografie obalu produktu nebo vzorek produktu.
  • Někteří dodavatelé připojují k dokumentaci produktový list s čísly GTIN, která je možné skenovat.

Díky informacím vloženým správným způsobem do systému se na objednávku pro dodavatele může umístit číslo GTIN, které je možné také naskenovat. Výrobce dále připojí samostatné etikety s GTIN, které lze naskenovat, do balení produktu. To je velmi užitečné řešení, jak připojit kód produktu do implementačního protokolu a dokumentace pacienta.

Zavedení dodatečného bodového hodnocení v tendru a zavedení standardů GS1 na spotřebitelské jednotce zdravotnického prostředku přinesly další neočekávané benefity:

  • Vzdělávání účastníků dodavatelského řetězce
  • Zvýšení počtu dodavatelů používajících toto řešení na svých výrobcích
  • Efektivnější logistické procesy
  • Rychlá identifikace produktů (zda vyhodnocovaný produkt odpovídá produktu, který nemocnici bude dodán)

Další zdokonalování systému nemocnici čeká

Načítání kódu s daty o pacientovi z protokolu o operaciNačítání kódu s daty o pacientovi z protokolu o operaci
Zdroj: GS1 CR

I po zavedení automatické identifikace a úspěšném zapojení dodavatelů zdravotnických prostředků do projektu se objevují další překážky. Hlavním problémem je existence produktů balených ve skupinových baleních. Aby bylo možné sejmout kód spotřebitelské jednotky, je nutné skupinové balení otevřít. Ve skladu se lépe pracuje se skupinovým balením, ale zdravotnický personál potřebuje údaje ze spotřebitelské jednotky.

Někteří výrobci nebo dodavatelé navíc na své produkty umisťují více typů kódů, které se obsahem liší. Ve skladu je poté nutné kontrolovat, který kód je do IT systému zadáván, což je značně neefektivní. Dodací listy často neobsahují GTIN spotřebitelských jednotek atd. Zástupci nemocnice ve spolupráci s největšími dodavateli a vývojáři IT systému nyní hledají optimální řešení pro tyto problémy.

Po zavedení snímání kódů zdravotnických prostředků byly zaregistrovány i další přínosy:

  • Sledovatelnost produktů v každé fázi jejich životního cyklu v nemocnici
  • Sledovatelnost produktů i po implantaci: lékaři mají informace, kterým pacientům byly voperovány
  • Snížení počtu chyb při zadávání údajů do systému
  • Snížení počtu chyb při zadávání údajů o produktu po zákroku (správný pacient – správný produkt)
  • Vyšší bezpečnost pacienta
  • Ve spolupráci s dodavateli byly vyvinuty nové protokoly o léčbě s čísly GTIN pro neurochirurgické nebo ortopedické implantáty
  • Vytváření objednávek je rychlejší a došlo ke snížení počtu chyb

Dodavatelé, kteří nepoužívají čárové kódy, jsou v tendru vybízeni k jejich zavedeníDodavatelé, kteří nepoužívají čárové kódy, jsou v tendru vybízeni k jejich zavedení
Zdroj: GS1 CR

Vedení Univerzitního klinického centra v Gdaňsku se po vynikajících zkušenostech z projektu elektronizace skladového hospodářství rozhodlo k dalšímu rozšíření automatizace procesů na bázi standardů GS1. V blízké budoucnosti plánuje zahájit elektronickou výměnu dat s využitím elektronických katalogů s přenosem čísel GTIN a dalších nezbytných informací. Pomocí EDI zpráv chce dále komunikovat především objednávky, dodací listy a faktury.

O autorce – Lenka Martínková

avatar: Lenka Martínková

Manažerka rozvoje, GS1 Czech Republic