EDI zpráva RETANN v řetězci Ahold

Příjem zboží od dodavatelů na centrální sklad prodejce nebo přímo do prodejny je nejcitlivějším momentem v celém procesu dodávky zboží. Společným zájmem dodavatele i obchodníka je, aby zboží bylo přijato a uvolněno do prodeje co nejrychleji a bez problémů. Proto právě zde nacházejí v poslední době uplatnění nové technologické postupy, které přepokládají kvalitní synchronizaci logistických i obchodních dat. V okamžiku příjmu obchodník potřebuje mít všechny informace o přijímaném zboží již v informačním systému.

Potřeba včasného přenosu dat o přijímaném zboží souvisí s obecnými trendy v maloobchodě. V poslední době pozorujeme změny chování spotřebitelů směřující k vyšší náročnosti. Vzrůstající tlak na kvalitu a také na rychlost dodání klade před obchodníka výzvy, se kterými se musí vypořádat. Přicházejí tak na řadu nové technologie a maximální snaha využít a optimalizovat stávající prostředky a procesy. To je výzva i pro oblast EDI komunikace. Za posledních pár let se škála EDI zpráv používaných v retailu v procesu přijímání zboží rozšířila a význam těchto zpráv vzrostl až na úroveň objednávek či faktur.

Optimální je doručení zprávy DESADV před dodávkou zboží

Nejdůležitější zprávou v procesu dodávky a příjmu zboží je zpráva DESADV – avízo dodávky – dodací list. Ta obsahuje podrobnosti o dodávaném zboží. V optimálním případě je zpráva obchodníkovi dodavatelem doručena s dostatečným předstihem před samotnou dodávkou zboží – tak, aby veškeré informace o dodávaném zboží byly v okamžiku příjmu na centrálním skladu nebo v prodejně již v informačním systému k dispozici. Zpráva DESADV si již našla v maloobchodu své nezastupitelné místo a naprostá většina dodavatelů ji svým odběratelům zasílá. V současné době se velmi osvědčuje použití paletových kódů (SSCC). Zpráva DESADV pak obsahuje nejen identifikaci zboží, ale i jeho příslušnost k dané logistické jednotce – paletě. Příjem zboží pak kromě fyzické manipulace s paletami při umístění do skladu spočívá v pouhém načtení logistické etikety příslušným čtecím zařízením. Paletu není třeba rozbalovat.

RETANN (Announcement For Returns; oznámení o vrácení zboží) Zprávou RETANN informuje kupující dodavatele o svém požadavku na vrácení zboží z provedené dodávky. Požadavek je doplněn instrukcemi, jak má být vyřešen, a vysvětlením, jaký je důvod pro vrácení zboží. Tím může být zjištění poškození nebo nesrovnalostí (zboží dodané omylem, sortiment s prošlou záruční lhůtou), popř. nutnost výměny zboží. RETANN lze též využít při zpětném odběru neprodaného zboží, jako je pečivo, tisk apod.

Zkušenosti společnosti Ahold

Využití zprávy DESADV s SSCC kódy samo o sobě významně zrychluje příjem zboží a eliminuje chyby v datech. Nicméně v procesu příjmu zboží nacházejí své uplatnění i další EDI zprávy, které poskytují cenné informace a užitek také dodavateli. V posledních letech se v českém retailu osvědčují zejména zprávy RECADV a RETANN.

Jedním z průkopníků zavedení těchto zpráv na českém maloobchodním trhu je společnost Ahold Czech Republic, provozovatel sítě prodejen značky Albert. Společnost EDISS se podílela na zavedení těchto EDI zpráv. Jejich význam a přínos pro Albert shrnuje Petr Beran, MBOS director společnosti Ahold CR: „Zprávu RECADV jsme velice preferovali, neboť se jedná o obecné potvrzení o tom, že zboží dorazilo do našich prodejen či distribučního centra. Tato zpráva je důležitá zejména pro ty dodavatele, kteří používají přepravní služby nebo posílají obchodní balíky,“ sdělil Petr Beran. „Dalším benefitem je rychlost. Sice stále vidíme prostor pro zkrácení času vygenerování zprávy v našem systému, nicméně nejpozději do tří dnů má dodavatel z našich prodejen a DC potvrzení o tom, jaké zboží a v jakém množství jsme na danou prodejnu či DC přijali. Tím okamžikem může data porovnat s dodacím listem či původní objednávkou apod. Jde o to včas reagovat v případě, že vznikne nějaký rozdíl, protože za týden či dva si již nikdo nic nepamatuje, jelikož se jedná o velké množství pohybů.“ Zpráva RECADV v neposlední řadě pomáhá těm dodavatelům, kteří ještě nepoužívají zprávu DESADV – obdrží tak jasnou informaci, které číslo dodacího listu bylo pro příjem zboží použito. Společnost Ahold CR za několik posledních let odeslala zhruba 3,5 milionu příjemek.

„Zastávám názor, že se jedná o důležité zastoupení ze všech ostatních EDI zpráv, které jsou na trhu a které naše společnost Albert v současnosti používá a obchodním partnerům i nabízí,“ vysvětluje Petr Beran. „Nikoli nedůležitou roli zde hraje i ta skutečnost, že pomocí zprávy RECADV si ověřujeme také datovou korektnost kmenových dat dané položky a celého nastavení EDI procesu. Může totiž nastat situace, kdy na sklad dorazí zboží, které nebylo objednáno. A pokud dodavatel zatím nepoužívá DESADV, je zpráva RECADV první EDI zprávou v celém procesu elektronické komunikace,“ dodává MBOS director společnosti Ahold CR.

RETANN – oznámení o vrácení zboží

Zprávu RETANN lze též využít při řízení zpětného odběru neprodaného zboží, jako je např. pečivo.
Zdroj: Ahold Czech Republic

Zpráva RETANN se využívá pro oznámení vrácení zboží odběratelem zpět dodavateli. Jedná se o vrácení zboží z různých důvodů, přičemž nejde zdaleka jen o vrácení zboží z důvodu poškození nebo jiných nesrovnalostí zjištěných až po příjmu. Prodej určitého sortimentu je totiž na vracení zboží přímo založen. Jedná se o komodity, kde je dodavatel zákonem nebo obchodní smlouvou povinován zajistit zpětný odběr zboží, jako je čerstvé pečivo, denní tisk (remitenda) nebo v neposlední řadě obalový materiál.

Petr Beran shrnuje výhody použití zprávy RETANN ve společnost Ahold CR následovně:
„Je možno říci, že jsme jako Albert stáli za vývojem této zprávy a prostřednictvím společnosti GS1 Czech Republic jsme zprávu dostali na obchodní trh. Cílem bylo doručit našim obchodním partnerům ucelenou informaci týkající se vráceného zboží či obalů a nespoléhat se na papírové dokumenty, které ne vždy u obchodního partnera skončí. Někdy se prostě ztratí.“

Je jasné, že oproti zpracování papírových dokladů se lze vyhnout dalším omylům a nejasnostem. Navíc dodavatel získává možnost promptně reagovat, pokud má potřebu dotázat se na doplňující informace. To samo o sobě vede opět ke zrychlení celého procesu.

„Zpráva RETANN je Albertem preferována. Jedná se totiž podobně jako u dodávek o reálný pohyb zboží, a proto tuto zprávu našim obchodním partnerům doporučujeme. Opět se jedná o mladou zprávu, ke které si naši obchodní partneři hledají cestu, nicméně jsme jich již odeslali 1,8 milionu, což není malé číslo,“ doplňuje Petr Beran.

Kromě zvýšení rychlosti a přesnosti příjmu zboží a tím celého procesu zásobování přináší zavedení výše uvedených EDI zpráv také zlepšení komunikace obchodníka s dodavateli. Dodavatel má jasnou informaci o stavu svých dodávek z pohledu svého zákazníka a dostává tak kvalitní podklady k následnému procesu – fakturaci.

O autorovi – Luboš Soustružník

avatar: Luboš Soustružník

, Jaroslav Tomášek - EDISS