Potenciál EDI není zdaleka plně využíván

Využívání elektronické výměny dat na tuzemském trhu z převážné většiny vychází ze zaběhnutých modelů papírové komunikace, kterou EDI „pouze“ elektronizuje. EDI však nabízí nové koncepty, které v klasické papírové nebo případně e-mailové formě nebylo možné realizovat. Spadá sem například výměna pravidelných přehledových reportů, které jsou na straně odesílatele automaticky generovány a na straně příjemce mohou být automatizovaně zpracovávány a vyhodnocovány.

Již více než dvacet let probíhá v České republice rutinní EDI komunikace mezi obchodními řetězci a jejich dodavateli, která postupně narostla do současného objemu výměny desetitisíců zpráv denně. Po obchodních řetězcích, které patřily k průkopníkům standardní elektronické výměny dat, EDI postupně implementovali i další velcí odběratelé, jako jsou například e-shopy. Dodavatelé tak nyní při komunikaci se svými odběrateli využívají plně automatický proces příjmu elektronických objednávek, což jim – zejména těm velkým – umožňuje snadno automatizovaně zpracovat stovky objednávek denně v podstatě bez zásahu lidské ruky.

Od obchodní komunikace k řízení logistiky

Následně jsou při dodávce zboží automatizovaně generovány elektronické dodací listy následované elektronickými fakturami. Aby bylo dosaženo očekávaných výsledků, je proces elektronické fakturace formalizován i z hlediska zpětné vazby obchodních řetězců. Dodavatelé jsou informováni EDI zprávou APERAK (aplikační potvrzení) o výsledku formálních kontrol faktur nebo dodacích listů a EDI zprávou COMDIS (obchodní námitka) o výsledku obchodní kontroly faktur – potvrzení správnosti dodaného množství, ceny atd.

Takto EDI pokrývá běžnou obchodní komunikaci, která v podstatě odpovídá původní výměně papírových dokumentů v rámci obchodního styku. Někteří uživatelé však postupně rozšířili využití EDI například i na řízení logistických operací při komunikaci se svými logistickými providery.

Sdílení stavu zásob a informací o prodejích

Všechny zmiňované scénáře využití EDI tedy v podstatě vycházejí ze zaběhnutých modelů papírové komunikace a pouze ji elektronizují. V rámci EDI je však možno využít i nových konceptů, které v klasické papírové nebo případně e-mailové formě nebylo možné realizovat. Do této oblasti patří možnost sdílení přehledových reportů automaticky generovaných na straně odesílatele, které příjemce může zpracovávat a vyhodnocovat.

Typickým příkladem z této oblasti je využití EDI zpráv INVRPT (stav skladových zásob) a SLSRPT (přehled prodejů).

INVRPT – stav skladových zásob

Zdroj: GS1 CR

Zpráva INVRPT pravidelně zasílaná odběratelem poskytuje informace nejen o stavu zásob jednotlivých položek zboží, ale i o nově přijatém množství zboží a množství zboží ze skladu vydaném za období od předchozí zaslané zprávy INVRPT. Zprávy jsou generovány pravidelně na denní nebo týdenní bázi, obvykle na úrovni distribučních balení s identifikací položek prostřednictvím GTIN kódů.

Ze strany obchodních řetězců jsou zprávy INVRPT generovány za jednotlivé sklady – distribuční centra anebo dokonce za jednotlivé prodejny. V tomto případě získává dodavatel velmi podrobný pohled do celého logistického řetězce na straně obchodníka a může sám podrobně sledovat celý distribuční proces. Součástí zpráv INVRPT mohou být i další údaje.

Typicky jsou to informace o objednaném, ale ještě nedodaném množství (o zboží na cestě) nebo extra požadovaném množství zboží pro mimořádné objednávky či například rezervovaném množství. Stejně tak mohou být sledovány i další logistické pohyby zboží, jako jsou odpisy nebo transfery mezi sklady. Vzhledem k objemové a výpočetní náročnosti jsou inventory reporty generovány obvykle s určitou prodlevou po konci příslušného dne, ale i tak má dodavatel možnost získat řadu velmi cenných informací. Může například monitorovat úplnost distribuce nově uváděných výrobků na trh a jejich prodejnost nebo automatizovaně sledovat anomálie v distribuci v prodejnách.

Například u prodejen s nulovou zásobou a nulovým množstvím zboží na cestě nedošlo k objednání zboží ze strany personálu prodejny, anebo naopak u prodejen s velkou skladovou zásobou a nulovými prodeji je velká pravděpodobnost, že je zboží ve skladu prodejny, ale nikoliv na prodejní ploše. Tyto a další anomálie je možné kontrolovat automatizovaně bez nutnosti fyzické návštěvy prodejny. Snižují se tak personální nároky na obchodní zástupce. Obchodní zástupci mají zároveň k dispozici detailní přehled o všech prodejnách ve své oblasti.

Při nízké zásobě v distribučních centrech je také zřejmé, že dodavatel může v nejbližší době očekávat objednávku daného zboží a zajistit vyšší stav zásob na své straně a následné 100% vykrytí objednávky. Dodavatelé jsou tak schopni zvýšit úroveň poskytovaných služeb, obzvlášť v případě sezonních prodejů.

Velkým přínosem je rovněž využívání historických dat ze zpráv INVRPT. Pomáhají dosáhnout přesnějších předpovědí prodejů, a to jak v závislosti na sezonnosti a svátcích, tak i na promočních akcích. Tyto predikce je pak možné využít ve spolupráci s obchodními řetězci při plánování zásobování prodejen a zejména při plánování výroby.

Samostatnou kapitolou je optimalizace zásob v rámci celého distribučního řetězce, kde lze implementovat také méně tradiční koncepty, jako je například řízení zásob dodavatelem. U této metody dodavatel přijímá zodpovědnost za řízení zásob svého zboží v distribučních centrech obchodníka, což mu na druhou stranu umožňuje optimalizovat výrobu.

SLSRPT – přehled prodejů

Zdroj: GS1 CR

Oproti zprávě INVRPT, která je zaměřená na skladové zásoby a údaje o prodejích uvádí v agregované podobě, poskytuje zpráva SLSRPT (přehled prodejů) detailní informace o prodejích. V jedné zprávě mohou být hlášeny prodeje za více prodejních míst v dělení po jednotlivých prodejních místech. Prodeje jsou na rozdíl od zprávy INVRPT spravovány ve spotřebitelských jednotkách a mohou být reportovány i prodejní ceny a identifikace probíhajících promočních akcí.

Zpráva tak při vhodném statistickém vyhodnocení poskytne řadu cenných informací o chování spotřebitelů. Je zřejmé, že pracovníci marketingu, obchodníci a pracovníci plánování výroby takto získávají prostřednictvím obou zpráv velmi cenné informace v podstatě s minimálními náklady. Pro obě zprávy, INVRPT a SLSRPT, byly vytvořeny také české národní subsety, které jsou k dispozici v uživatelské zóně „Moje GS1“ na webu GS1 Czech Republic.

Sdílení kmenových dat

Další oblastí s velkým potenciálem pro širší automatizaci je oblast sdílení kmenových dat. Tu lze rozdělit na dvě podoblasti. První podoblastí je sdílení logistických dat o výrobcích, kde se předpokládá využití sítě GDSN – Global Data Synchronization Network, která umožňuje obchodním partnerům globální synchronizaci kmenových dat.

Dodavatel má možnost do GDSN vložit kmenová data svých produktů a publikovat je pro vybraný trh, například Českou republiku, nebo pro konkrétní odběratele. Jelikož jsou data v GDSN uložena ve standardním formátu, může si je do svého systému snadno stáhnout kterýkoliv odběratel připojený k GDSN, pokud mu dodavatel stažení dat povolil. Druhou pod-oblastí s potenciálem využití klasické EDI komunikace je výměna cenových informací prostřednictvím zprávy PRICAT. Na rozdíl od GDSN tato komunikace probíhá většinou bilaterálně mezi dodavatelem a odběratelem.

Zpráva PRICAT ve zjednodušené variantě pro výměnu cenových informací dovoluje automatizovanou výměnu informací o cenách a o slevách pro jednotlivé položky zboží identifikované prostřednictvím identifikátorů GTIN. Cenový PRICAT je  tak možné implementovat i do stávajícího prostředí nezávisle na implementaci GDSN. Pokud jsou partneři schopni přes EDI obchodovat, jsou schopni implementovat i cenový PRICAT, který rovněž poskytuje nástroj pro formalizaci celého procesu výměny cenových informací.

Více Potenciál EDI není zdaleka plně využíván

O autorovi – Milan Mikula

avatar: Milan Mikula

, EDITEL CZ, s. r. o.