INTERVIEW: Eva Malíková, Henkel ČR

Historie společnosti Henkel sahá do roku 1876, kdy v německých Cáchách založil Fritz Henkel se dvěma společníky firmu Henkel & Cie, která začala nabízet svůj první produkt, univerzální mycí prostředek. Po více než sto čtyřiceti letech je Henkel globálně působící značkou, přičemž první zahraniční pobočka Henkel CEE byla založena v letech 1990/91 v tehdejší České a Slovenské Federativní Republice. Dnes má společnost Henkel ČR se sídlem v Praze 250 zaměstnanců.

Společnost patří mezi špičku v používání EDI, s odběrateli si vyměňuje devět z deseti dokladů elektronicky. V osobě Evy Malíkové, vedoucí pracovní skupiny EDI při ECR, se na vývoji EDI na českém trhu aktivně podílí. Společnost patří mezi špičku v používání EDI, s odběrateli si vyměňuje devět z deseti dokladů elektronicky. V osobě Evy Malíkové, vedoucí pracovní skupiny EDI při ECR, se na vývoji EDI na českém trhu aktivně podílí. Více v našem rozhovoru.

Kudy vedla vaše profesní cesta k EDI komunikaci?

Do společnosti Henkel jsem nastoupila před 24 lety na pozici customer service manager. Po letech se moje pozice rozšířila o sales controlling. S EDI komunikací jsem začala v roce 2006, od roku 2012 jsem EDI/ECR project manager pro všechny tři divize společnosti pro Českou republiku a Slovensko.

Jaká je obecná úroveň využívání EDI v ČR?

Úroveň profesionality EDI komunikace hodnotím jako velmi vysokou. Na druhou stranu, z pohledu penetrace trhu EDI komunikací, máme v České republice ještě hodně prostoru pro zlepšení. Mám výhodu, že pracuji v odvětví FMCG, které je nejvíce pokrytým trhem, a navíc ve firmě, která v elektronizaci dokladů patří mezi lídry v České republice. Více než 86 % dokladů, které si vyměňujeme s našimi odběrateli, zpracováváme plně automaticky. U vydaných faktur je to díky eFakturaci dokonce 89 %. V Henkelu si uvědomujeme nesporné výhody a přínosy využívání EDI komunikace a snažíme se ze své pozice šíření EDI maximálně podpořit. Oslovujeme naše obchodní partnery, aktivně se podílíme na vývoji procesů v rámci pracovních skupin a snažíme se jít příkladem.

V posledních letech se EDI v České republice rychle šíří, a to i do dalších oborů. Velkou zásluhu na tom mají EDI provideři, kteří jsou flexibilní a dokáží se přizpůsobit i některým specifickým požadavkům.

V čem je náš trh z hlediska EDI oproti ostatním evropským trhům specifický?

Specifik je více. Je to např. využití elektronického podpisu, který pokládám za vynikající praxi. Umožňuje zcela jednoznačně, transparentně a srozumitelně prokázat původ a neměnnost daňových dokladů, a to pro všechny zainteresované strany. Skandinávské země zase vynikají zapojením státních institucí.

Český trh je specifický také nadšením a prací silných hráčů na trhu, kteří iniciují zavedení dalších a dalších funkcionalit. Důležitým prvkem je i vznik konkurence tradičním EDI providerům, která spolu s jednoduchým webEDI učinila z elektronické výměny dokladů dostupnou službu pro firmy všech velikostí.

Podle mých zkušeností za vysokou úrovní EDI v České republice stojí také outsourcing, tedy poskytování EDI jako specializované služby. Poté, co jsme téměř před deseti lety začali využívat služeb českého providera CCV, jsme byli schopni rychle vyřešit spoustu náročných změn, zapojit se do řady nových projektů, jako je zavádění paletových kódů SSCC apod.

Které milníky v historii využívání EDI ve společnosti Henkel považujete za nejvýznamnější?

Z „novodobých“ projektů to bylo např. zavedení paletových kódů SSCC v dodacích listech, které jsme přichystali a pilotně zavedli se společností Ahold a na Slovensku s Metro Cash & Carry. Pro mne bylo velkým milníkem rozšíření cen do objednávek, které má pro nás zásadní přínos. Jsem ráda, že jsme pod hlavičkou ECR vydali příručku objednávky s cenou a zprovoznili ji i s tradičními obchodními partnery, z nichž prvním bylo Makro.

Unikátní byl i pilotní projekt implementace EDI do sortimentu profesionální vlasové kosmetiky Schwarzkopf Professional, kde jsme byli první v České republice a současně v Henkelu CEE.

Můžete přiblížit aktuální projekty EDI?

Novinkou, která se však EDI týká jen částečně, je pro nás projekt pdf2edi, díky kterému bychom rádi vyřešili automatickou výměnu objednávek s jedním z klíčových tuzemských obchodních řetězců. Ten totiž doposud EDI nevyužívá a objednávky nám posílá jako PDF přílohu e-mailu. Díky službě, kterou nám nabídl náš EDI provider, budeme schopni tyto objednávky dostávat přímo do systému jako standardní ORDERS.

Po úspěšném pilotním projektu bychom rádi takto vyřešili objednávky, tzn. klíčová data na vstupu do obchodního procesu, i s dalšími velkými zákazníky, kteří stále nejsou tzv. EDI-ready. Dalším z kroků ke kvalitnější komunikaci byla hlubší integrace zpětné vazby na odeslané faktury přímo do našeho systému SAP, která nám v Henkelu umožňuje kontrolovat status faktur odeslaných přes EDI. Toto je také jedno z témat pracovní skupiny ECR – harmonizovat a vydat doporučení pro vhodnou implementaci notifikací APERAK a COMDIS.

Eva Malíková Eva Malíková zahájila profesní kariéru ve společnosti Henkel v roce 1994 jako customer service manager, poté přibrala i oblast sales controllingu. EDI komunikaci se ve své práci věnuje od roku 2006 a od roku 2012 již jako dedikovaný ECR/EDI project manager pro ČR a SR.

Jaké další zprávy EDI plánujete zavést?

V současné době spíše propagujeme širší využívání existujících zpráv u obchodních partnerů a narážíme převážně na limity na jejich straně. Motivace pro zavádění nových zpráv pak plyne ze základních principů samotných zpráv. Každá nová zpráva nám vždy přináší zefektivnění nějakého procesu, ať již na straně naší nebo na straně obchodního partnera, nebo nám zajistí rychle a spolehlivě informace, které opět zrychlí či zefektivní nějakou činnost, eliminují chyby apod.

Jak vnímáte úroveň harmonizace přeshraniční komunikace?

Spolupráci mezi zeměmi považuji za potřebnou v rovině vzájemné inspirace a také pro zrychlení a zefektivnění procesů v praxi. Proto se také společnost Henkel podílí na aktivitách mezinárodní pracovní skupiny, jejímž cílem je vytvořit jednotný EDI formát pro elektronickou fakturu.

Jde o skvělou myšlenku, která ale při realizaci musí respektovat zákonem dané náležitosti a daňové předpisy jednotlivých států. V letošním roce budeme tento evropský formát realizovat jako pilotní projekt s EDI partnerem na Slovensku.

V čem spočívají úzká místa nebo limity v EDI komunikaci?

Je potřeba si nejprve uvědomit, že EDI je v oblasti výměny obchodních a logistických dokladů nejefektivnější a zároveň všeobecně akceptovanou cestou. Limitem je jeho relativní složitost, která může některé firmy odrazovat od jeho zavedení. Se správným partnerem je to však lichá obava – i pro tak komplikované procesy, které doprovází podnikání společnosti Henkel, se nám s EDI providerem daří nacházet řešení.

Kde naopak vnímáte další možnosti budoucího rozvoje EDI?

Jednoznačně v širší akceptaci zpráv, jako je příjemka (RECADV), obchodní námitka (COMDIS) nebo třeba přehled zásob (INVRPT), díky kterému dokážeme lépe odhadovat prodeje u našich zákazníků.

Někteří uživatelé EDI z řad dodavatelů si stěžují na různé nedostatky. Při objednávání nebo fakturaci se odběratelé vedle elektronických zpráv uchylují i k faxům či mailům, neodesílají potvrzující zprávy, vyžadují různá proprietární řešení či např. dvojí variantu stejné zprávy pro český a slovenský trh. Jaké jsou vaše zkušenosti s uvedenými problémy?

Problémy samozřejmě jsou, obvykle ve špatné implementaci, nedůsledném dodržování správných procesů, omezení na straně informačních systémů, někdy i lidské neochotě pomoci; nebo naopak by druhá strana ráda pomohla, ale řešení je mimo oblast její kompetence nebo možnosti celé organizace. Nás konkrétně trápí jen neodesílání potvrzujících zpráv. A rozdíly v českém a slovenském trhu. I v rámci pracovní skupiny ECR se snažíme rozšiřovat povědomí a ukázat správné příklady z praxe. Věříme, že snaha se vyplatí, kvalita procesů se bude zvyšovat a jejich šíře také poroste.

Kde se daří náprava a jaká by měla být ideální výměna dat?

Samozřejmě, o čím větší společnost se jedná, tím je změna procesů nebo nastavení EDI větší problém. Změny u našich obchodních partnerů tedy nejsou časté a tím se ani krizové body nezlepšují. Ale určitě vidím posun u obchodních partnerů, kteří EDI nově zavádějí, tam je při prvotním nastavení procesů možné podchytit řadu kritických míst. Mezi novými členy EDI komunity jsou např. e-shopy Alza, Datart nebo Mall, z potravinářských Rohlík.cz a těší nás i zapojování „nezávislých“ odběratelů, jako je Tamda Foods.

Jakou roli hrají v elektronické výměně dat standardy?

Standardy jsou alfou a omegou elektronické komunikace. Bez nich by bylo vše mnohem složitější, ať již se budeme bavit o označování zboží, jednotkách nebo o samotných formátech komunikace. Takto je rozšiřování komunikace s obchodními partnery opravdu snadné a každý nový EDI projekt je pro mne radostí.

Vystupujete jako vedoucí pracovní skupiny EDI v rámci ECR. Jakými tématy se ve skupině v současnosti zabýváte?

Něco už jsem zmínila, významné bylo např. zavedení cen do objednávky, nyní pracujeme na best practices pro notifikační zprávy APERAK a COMDIS tak, aby jejich implementace byla pro odběratele co nejjednodušší a pro celý řetězec maximálně přínosná. Nově jsme otevřeli téma PRICAT, což je dlouhou dobu málo využívaná zpráva. Chceme publikovat její zjednodušenou variantu, která by mohla pomoci jejímu dalšímu šíření.

Závěrem: co je pro vás na světě retailu fascinující?

Jde o odvětví, které se rychle mění. Není čas usnout na vavřínech, je stále třeba se učit novým věcem a posouvat se pořád dopředu. To mě motivuje a velmi baví. Zároveň si ve své praxi velice cením profesionality svých kolegů, dodavatelů, obchodních partnerů a dobrých vztahů s nimi.

Logo HenkelO společnosti HenkelHenkel je celosvětová společnost, jejíž značky a technologie působí ve třech oblastech: prací a čisticí prostředky, beauty care a lepidla a technologie. Zaujímá vedoucí postavení na globálním spotřebitelském i průmyslovém trhu, a to zejména se známými značkami, jako je Persil, Schwarzkopf a Loctite. Henkel zaměstnává více než 53 000 lidí po celém světě. Jako uznávaný lídr v oblasti udržitelnosti je na předních příčkách v mnoha mezinárodních indexech a hodnoceních. V oblasti elektronické komunikace se řídí cílem optimalizace procesů a svou strategií udržitelného rozvoje. Na realizaci a rozvoji EDI komunikace spolupracuje Henkel ČR s providerem CCV od roku 2009.

BRIEFINTERVIEW: Pavel Valný, specialista zákaznického servisu, Nestlé Česko

Jaké EDI zprávy aktuálně využíváte?

Ve společnosti Nestlé Česko využíváme především EDI zprávu ORDERS, jež nám zefektivňuje práci s vytvářením objednávek od našich odběratelů. Dále používáme zprávy DESADV a INVOIC, které uvítají i naši odběratelé. Zprávu DESADV posíláme s SSCC kódem nebo bez kódů, podle požadavku odběratele. A zprávu INVOIC využíváme zatím jen na zbožové faktury a případné opravné daňové doklady ke zbožovým dokladům.

Které další EDI zprávy plánujete zavádět?

Plány máme velké, od standardních EDI zpráv až po elektronické vytěžování objednávek od odběratelů, kteří si doposud nemohli zřídit EDI. V současné době plánujeme implementovat zprávu ORDRSP – potvrzení objednávky, abychom mohli odběratelům elektronicky potvrzovat plánovaný závoz s upřesněním jednotlivých položek, tedy co dodáme či nedodáme. Takto se odběratel co nejdříve dozví, co mu bude dodáno, a tím získá rychlý přehled o vykrytí objednávky. Zpráva mu zároveň umožnuje elektronické porovnávání dat – potvrzenku s objednávkou, a to přímo v jeho informačním systému. To vše pomáhá zajistit přesnou a rychlou informaci o stavu objednávky.

Kde vidíte rezervy v EDI?

Nejdříve si zopakujeme co je vlastně EDI. EDI je elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange), což je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů (např. objednávek, dodacích listů, faktur atd.) elektronickou formou. Proto vidím rezervy v dodržování základního pojetí názvu EDI, v dodržování standardu dokumentů. Tato standardizace zpráv a doporučení od organizací GS1 a ECR vychází z potřeb obchodujících stran. Budou-li mít toto dotčené strany na zřeteli, pak se výrazně zefektivní celá výměna dokumentů. K tomuto přispěje i správné používání potvrzujících zpráv (APERAK – potvrzení o převzetí zprávy aplikací, COMDIS – obchodní námitka). Proto využívejme, co již někdo vynalezl, a nechtějme vynalézt vynalezené.

Více INTERVIEW: Eva Malíková, Henkel ČR

O autorovi – Mikuláš Černý

avatar: Mikuláš Černý

odpovědný redaktor, Redakce GS1 INFO 859

Odpovědný redaktor časopisu GS1 Czech Republic INFO 859 a koordinátor projektu GS1 Czech Republic www.rfid-epc.cz .