Standardní EDI pohledem uživatelů

V minulém čísle časopisu INFO 859 byl avizován rozsáhlý průzkum v oblasti elektronické výměny dat, který provedlo sdružení GS1 Czech Republic za podpory skupiny ECR EDI. Cílem studie bylo zjištění aktuálního stavu a využití EDI v praxi.

S žádostí o vyplnění podrobného dotaz-níku byli osloveni všichni uživatelé Sys-tému GS1, což představovalo více než 7600 organizací. Dotazník vyplnilo a zpět zaslalo 708 respondentů, tedy asi 10 % dotazovaných. Samotný průzkum byl rozdělen do tří hlavních částí.

Jak jsou na tom nejčastěji využívané zprávy?

Zdroj: GS1 CR

V první části dotazníku byli respondenti dotazováni na základní informace týkající se velikosti organizace, způsobu řešení EDI komunikace v konkrétní společnosti nebo využití formátů a standardů při výměně jednotlivých zpráv.

Druhá část již byla zaměřena na používání jednotlivých typů EDI zpráv. Průzkum byl cílen na čtyři základní, nejčastěji využívané zprávy: elektronická objednávka – ORDERS, faktura – INVOIC, dodací list – DESADV a v neposlední řadě elektronická příjemka – zpráva RECADV.

Vzhledem k tomu, že ne všichni uživatelé Systému GS1 již mají standardní EDI komunikaci zavedenou, směřovaly některé z otázek také k jiným kanálům používaným pro výměnu obchodních dokumentů, jako jsou například e-mail, fax nebo pošta. Důvodem bylo dosažení co možná nejpřesnějšího výsledku průzkumu a analýzy současného stavu. 

Studie pokrývá kompletní spektrum uživatelů

V poslední části byl ponechán prostor pro doplňující dotazy, připomínky a názory jednotlivých odpovídajících, které nám ještě více přiblížily aktuální dění či nedostatky v oblasti elektronické výměny dat. Vzhledem k tomu, že průzkumu se zúčastnily společnosti napříč všemi obory (jako jsou e-shopy, výrobci, dovozci apod.) a nikoliv jen společnosti dodávající do velkých řetězců, dávají nám výsledky zajímavý pohled na implementaci EDI komunikace v České republice.

Výsledky průzkumu jsme porovnávali s výsledky rozsáhlejších dotazníků, které jsme na přelomu let 2016 a 2017 zaslali členům skupiny ECR, tedy zástupcům obchodních řetězců a velkým dodavatelům.

Využití EDI: dodavatel vs. odběratel

Jak bylo uvedeno výše, na otázky odpovědělo 708 respondentů. Pro další postup bylo velmi důležité určit, zda dotazované subjekty při výměně obchodních dokumentů se svými obchodními partnery vystupují v pozici dodavatele, odběratele nebo fungují v obou rolích – tj. EDI dokumenty zasílají a přijímají jak v pozici dodavatele, tak odběratele (např. zprávu ORDERS nejen přijímají, ale také odesílají).  Toto rozdělení bylo podstatné pro přidělení správné sady otázek, která se vztahovala ke konkrétní problematice přenosu jednotlivých zpráv. Bylo zjištěno, že ze 708 odpovídajících se 397 zařadilo do role dodavatele, 22 do role odběratele a 289 subjektů odpovídalo v rolích obou typů, tedy jak na otázky určené pro dodavatele, tak na otázky patřící odběratelům.

Průzkumu se účastnily převážně menší a střední společnosti. Organizací, které mají více než 250 zaměstnanců, odpovědělo pouze kolem 10 %. V početním vy- jádření se jednalo o 208 společností s méně než 10 zaměstnanci, 259 společností s 11–50 zaměstnanci, 152 společností s 51–250 zaměstnanci a 70 společností, které mají více než 250 zaměstnanců.

Způsoby řešení EDI komunikace

Využívané formáty pro zaslání/příjem EDI zprávZ výsledků části průzkumu zaměřeného na způsob využívání EDI v organizacích je patrné, že pokud se EDI komunikace používá, nejčastěji ji zajišťuje EDI provider. To byla odpověď 44,19 % dotazovaných; 12,65 % respondentů uvedlo používání kombinace řešení EDI providera a vlastního zdroje a 5,96 % dotazovaných odpovědělo, že si EDI komunikaci zajišťují výhradně vlastními zdroji. Zbytek respondentů uvedl, že EDI komunikaci nepoužívá vůbec. Z těchto čísel vyplývá, že využívání služeb EDI providerů je nedílnou součástí elektronické výměny dat. Využití jejich řešení umožňuje zapojení do EDI komunikace skutečně všem, od malých nebo sezonních dodavatelů až po velké řetězce. Závěry části studie věnované využívání formátů/standardů pro zasílání a příjem EDI zpráv dopadly podle očekávání. Lídrem ve využívání je GS1 EANCOM® (subset EDIFACT), druhé místo obsadily formáty založené na jazyku XML, který je oblíbeným prostředkem k elektronické výměně strukturovaných dat. Z odpovědí popsaných v sekci „JINÉ“ vyplynulo, že pokud zákazníci EDI používají, jedná se opět o formáty založené na EDIFACT nebo XML. Díky těmto informacím jsme si mohli potvrdit, že ač je GS1 EANCOM® často označován za standard zastaralý, svým zaměřením na oblast obchodu a distribuci zboží v rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce je stále velmi oblíbeným prostředkem pro elektronickou výměnu dat.

ORDERS

Podíl přijatých zpráv ORDERSZpráva ORDERS – elektronická objednávka – je bezesporu jednou z nejpoužívanějších zpráv v elektronické výměně dat. Jedná se o zprávu, která je velmi snadná na implementaci a pro start EDI komunikace je klíčová. Proto autory zajímala odpověď na dotaz „Kolik procent objednávek přijímají uživatelé přes EDI?“. Z výsledků například vyplývá, že 43,24 % dotazovaných zprávu ORDERS vůbec nepoužívá nebo že 11,21 % dotazovaných dostává elektronickou cestou 11 až 25 procent objemu všech přijatých objednávek.

Autoři průzkumu se dále zaměřili na využívání jiných kanálů přenosu elektronických objednávek: na využití e-mailu, pošty nebo faxu. Dozvěděli se, že zhruba 32 % zákazníků spoléhá téměř ze 100 % na elektronickou poštu, přičemž svoje uplatnění má ještě i fax. Z odpovědí v závěrečné části průzkumu vyplývá, že uživatelé objednávají také telefonicky nebo přímo na portálech jednotlivých společností.

Výsledek části průzkumu zaměřeného na množství objednávek realizovaných pomocí EDI výrazně ovlivnil fakt, že se šetření účastnilo jen malé množství odběratelů a velké maloobchodní řetězce absentovaly zcela. Informace o poměru odeslaných EDI objednávek velkými řetězci byly získány z dotazníku z konce roku 2016 a jsou uveřejněny v závěru zprávy.

INVOIC

Podíl odeslaných zpráv INVOICINVOIC – elektronická faktura – je další často využívanou zprávou, a to napříč všemi obory. Poměr faktur odeslaných pomocí EDI přiblížuje následující graf. Opět je patrné, že například 42,43 % uživatelů faktury elektronickou cestou vůbec neodesílá nebo že 2 % uživatelů odesílají 76 až 100 % svých vystavených faktur právě jako zprávu INVOIC přes EDI.

I u tohoto typu dokumentu tazatelé zjišťovali podíl ostatních komunikačních kanálů. Přibližně 22 % dotazovaných spoléhá téměř ze 100 % na e-mail a celá čtvrtina uživatelů využívá e-mail pro odeslání alespoň 10 % svých faktur.

DESADV

Podíl odeslaných zpráv DESADVElektronický dodací list – DESADV je v řadě další zprávou, která se stala předmětem zkoumání. Využití této zprávy má stále vzrůstající tendenci pro své výhody, které uživatelům přináší. Rychlý přenos elektronické zprávy umožnuje odběratelům například rezervovat si včas místo na rampě nebo přiřadit paletám místo ve skladu. Nemalou výhodou je také možnost přenosu SSCC kódů ve zprávě. K dotazu „Kolik procent dodacích listů odesíláte přes EDI?“ tazatelé obdrželi následující data:

RECADV

Podíl přijatých zpráv RECADVElektronickou příjemku – RECADV aktuá-lně využívají účastníci dodavatelského  řetězce nejméně. Autoři průzkumu zjišťovali jak četnost využití této EDI zprávy, tak i obecný zájem o její zavedení. Podle četných odpovědí uživatelé nepovažují využívání dané zprávy za důležité. 

Přitom přínosy implementace RECADV jsou významné a vzájemné provázání zprávy RECADV a DESADV přináší pro uživatele řadu výhod. Pracovní skupina EDI při ECR proto na zprávu o nevelkém zájmu o zavádění dané EDI zprávy reagovala prohlášením, že bude na prosazování RECADV intenzivněji pracovat.

Prostor pro připomínky

V poslední části dotazníku byl ponechán prostor pro postřehy a dotazy respondentů. Díky těmto připomínkám, například k dodržování standardů, využívání kontrolních zpráv apod., jsme získali spoustu podnětů, které nám ukáží, jakým směrem vést naši další podporu a pomoc při řešení problémů uživatelů.

Příklady připomínek:

„Na EDI nám vadí jeho složitost a různorodost, uvítáme jednotný formát, který budou podporovat všichni.“

„Objednávky přijímáme také od našich obchodních zástupců pomocí interního softwaru. Tento způsob příjmu objednávek není v dotazníku uveden.“

„Přes EDI komunikujeme pouze faktury a objednávky, nikoliv dodací listy. Většinu faktur předáváme papírově při závozu.“

„Bylo by dobré, aby většina obchodníků používala EDI komunikaci, je to mnohem rychlejší a spolehlivější.“

„Na rozdíl od jiných zemí máme u nás výhodu široké implementace zpráv APERAK a COMDIS jako reakci na zprávu INVOIC.“

„Pro malé firmy jsou nové technologie drahé a nákladné na zavádění, také koncoví zákazníci to nevyžadují.“

„K dotazníku připomínky nemáme, ale celkově k EDI. Nešlo by v rámci CZ a SK sjednotit typy zpráv?“

„EDI komunikace probíhá s jedním partnerem, ale ten nám dělá 80 % obratu.“

Závěrem

Zdroj: GS1 CR

Z výsledků průzkumů vyplývá, že nejsilnější penetraci standardní EDI vykazuje v komunikaci obchodních řetězců. Tato informace samozřejmě není překvapující, protože úspora finanční a časová stejně jako výhody plynoucí ze snížení chybovosti dat při jejich zadávání jsou ve velkých objemech zpracovávaných dokladů opravdu značné. Poměr odeslaných EDI objednávek – zpráv ORDERS – u maloobchodních řetězců se pohybuje kolem 85 až 90 %, poměr přijatých faktur – zpráv INVOIC – mezi 80 a 90 % a poměr přijatých dodacích listů – zpráv DESADV – činí přibližně 70 %.

Obchodní řetězce pracují i s elektronickou příjemkou – zprávou RECADV, kdy se jedná až o 30 % odeslaných dokladů pomocí EDI (informace je z roku 2016, kdy byl prováděn průzkum mezi členy ECR).

Právě u zákazníků, kteří dodávají do obchodních řetězců, je obecné povědomí o využívání EDI komunikace hlubší a jeho využívání samotné rozšířenější než u uživatelů, kteří s obchodními řetězci nekomunikují, protože nasazení EDI komunikace u nich není striktně vyžadováno.

S aktivně se rozvíjejícími nákupy přes internet se další oblastí, kde EDI komunikace rozšiřuje svoji působnost, stávají e-shopy. I zde již nacházejí elektronické zprávy svoje místo pro svoji rychlost a přesnost zpracování.

Plynulé nahrazování papírových dokumentů elektronickými není vždy snadný proces. Přesto postupuje rychle vpřed a elektronické zprávy si při výměně obchodních dokumentů stále upevňují svoje místo. S výstupy z EDI dotazníků budou nadále pracovat jak organizace GS1 Czech Republic, tak skupina EDI scházející se při ECR. Úkolem je nejen soustředit se na používání výše uvedených zpráv, jejich další rozšíření k uživatelům a dodržování správnosti standardu, ale také pracovat na zavádění dosud nevyužívaných EDI zpráv do praxe.

Kompletní výsledky z průzkumu budou přístupné na stránkách organizace GS1 Czech Republic v sekci EDI.

O autorce – Hana Strahlová

avatar: Hana Strahlová

Produktová manažerka EDI, GS1 Czech Republic

Hana Strahlová, produktová manažerka GS1 EDI, je odpovědná za datové standardy v oblasti elektronické výměny dat.