GDSN prakticky

Síť Globální datové synchronizace neboli GDSN se od začátku roku 2017 používá pro výměnu produktových kmenových dat konečně i v České republice. Česko se tak v oblasti výměny kmenových dat v retailu postupně připojuje k dalším vyspělým trhům, kde se GDSN používá již několik let zcela běžně.

Co je vlastně GDSN? Jak náročné je zapojení pro dodavatele? Co je třeba udělat? Jsou k dispozici podpůrné materiály? Kolik GDSN stojí? Nejen na tyto otázky by měl odpovědět tento článek, ve kterém se na GDSN podíváme prakticky.

Co je GDSN?

GDSN je globální síť certifikovaných elektronických katalogů, která slouží pro výměnu produktových kmenových dat mezi dodavateli a odběrateli nejen v retailu, ale například i ve zdravotnictví. Certifikace zajišťuje, že spolu jednotlivé e-katalogy umějí komunikovat. Každý uživatel e-katalogu GDSN tudíž může jednoduše vyměňovat data s kterýmkoliv jiným e-katalogem GDSN. GS1 Czech Republic nabízí dodavatelům e-katalog vyvíjený německo-americkou společností 1WorldSync, která je největším poskytovatelem GDSN na světě. 1WorldSync má dominantní postavení mimo jiné v Německu či Rakousku, tedy na trzích, se kterými je český retail velmi úzce propojen. Pokud společnost již pracuje s e-katalogem 1WorldSync v zahraničí, je pro ni zapojení v České republice o to jednodušší.

Datové prvky neboli atributy

Zdroj: GS1 CR

Důležitou součástí standardů Globální datové synchronizace je definice takzvaných atributů neboli údajů, které lze uvést o obchodní položce. Bez jasně definovaných atributů by GDSN nemohlo fungovat. Vzhledem ke globálnímu charakteru řešení a podpoře několika různých průmyslových odvětví je počet atributů v GDSN vyšší než 1500 a neustále roste. Každý trh proto zpravidla definuje menší seznam vybraných atributů, které tamní uživatelé potřebují, v rámci takzvaného profilu. V České republice obsahuje aktuální verze profilu 176 atributů, z nichž některé systém vyplňuje automaticky. Tento profil zahrnuje veškeré požadavky pěti obchodních řetězců, které jsou v současnosti členy pracovní skupiny GDSN, na produktová data. Jedná se tak v podstatě o jednu velkou společnou zalistovací kartu těchto řetězců.

Vkládání dat

Data lze do GDSN vložit v zásadě dvěma způsoby: prostřednictvím webového uživatelského rozhraní nebo tzv. machine to machine (M2M) integrací přímo s informačním systémem. Hlavní součástí webového uživatelského rozhraní společnosti 1WorldSync je interaktivní formulář obsahující všech 176 atributů z českého profilu. Tyto atributy jsou přehledně rozděleny do několika záložek a podzáložek identifikovaných písmenem a číslem. Příkladem může být podzáložka I.4. Alergeny, která je součástí záložky I. Potraviny a nápoje. V podstatě nikdy nenastane situace, že by bylo potřeba vyplnit všech 176 atributů. Potravináři mohou například ignorovat záložku Nebezpečné láky, sektor drogerie zase nebude příliš zajímat záložka Potraviny a nápoje. Velká část atributů je navíc volitelná a vyplňuje se pouze v určitých případech. Počet skutečně vyplněných atributů u jednotlivých produktů je proto výrazně nižší než 176. K produktům lze rovněž připojit fotografii, certifikát, bezpečnostní list či jiný soubor.

Ačkoliv webové rozhraní nabízí například možnost kopírování nebo vytváření šablon pro urychlení procesu vkládání dat dodavatelem, stále to není optimální řešení při větším množství produktů. Proto je k dispozici rovněž možnost hromadného importu dat prostřednictvím excelové šablony.

Druhou možností vkládání dat je M2M integrace přímo s informačním systémem. Toto řešení již vyžaduje značné úsilí při jeho implementaci, a proto se vyplatí spíše velkým společnostem s rozsáhlým portfoliem produktů. Do GDSN jsou v tomto případě data zasílána přímo prostřednictvím XML zpráv podle standardu GS1 XML.

Publikace dat

Pojem publikace v GDSN znamená, že dodavatel svá zkontrolovaná data odešle obchodním partnerům. V prvním kroku jsou však data automaticky zkontrolována takzvanými validačními pravidly, a pokud jsou objeveny chyby, musí je dodavatel odstranit. Dodavatel má možnost určit konkrétní obchodní partnery, kterým mají být data poskytnuta, nebo zvolit publikaci na celý cílový trh a umožnit tak přístup k datům komukoliv z daného trhu. Dodavatel rovněž může umožnit přístup k datům odběrateli, který zatím GDSN nevyužívá. Jakmile však začne, data jsou mu automaticky odeslána a dodavatel se již nemusí o nic starat.

Odběratelé se na druhé straně přihlašují k odběru dat určitého dodavatele nebo třeba kategorie výrobků. Po přihlášení získají přístup ke všem těmto datům za předpokladu, že ho dodavatel povolil. Od okamžiku přihlášení k odběru získává odběratel automaticky také veškeré aktualizace dat, které dodavatel provede.

Podpůrné materiályKe GDSN je od letošního roku k dispozici kompletní sada podpůrných materiálů v češtině. Uživatelé tak mohou získat veškeré potřebné informace. Na webových stránkách GS1 Czech Republic je například manuál k práci s e-katalogem 1WorldSync, stručný návod k vložení typické hierarchie balení, postup zapojení či několik instruktážních videí. Zapojeným uživatelům je navíc k dispozici detailní popis jednotlivých atributů včetně příkladů. Další informace lze pak získat během pravidelných školení či prostřednictvím helpdesku.

Proces zapojení

Proces zapojení se skládá z několika kroků a je detailně vysvětlen v sekci GDSN na webu GS1 Czech Republic. Dodavatelé, kteří si chtějí GDSN vyzkoušet, mohou zdarma zažádat o 30denní přístup do testovacího prostředí. Podmínkou zapojení do GDSN je pak uzavření smlouvy, absolvování povinného školení a úspěšná publikace vzorku dat v testovacím prostředí. Školení v současné době probíhají téměř každý měsíc. GDSN je zpoplatněno ročním poplatkem, který se pro použití v rámci českého trhu aktuálně pohybuje mezi 200 a 800 eur podle velikosti uživatele.

Proč začít s GDSN již nyní?

V současné době přes GDSN v České republice přijímá data v běžném režimu dm drogerie markt. S prvními uživateli začíná zkraje roku 2018 testovat Globus. Obchodní řetězce Kaufland, MAKRO Cash & Carry a Ahold Czech Republic projekt podporují a zapojení v blízké době rovněž plánují. Přenos dat byl v létě úspěšně vyzkoušen také na Slovensko do tamní pobočky dm drogerie markt. I přesto, že většina obchodních řetězců na implementaci teprve pracuje, vyplatí se do GDSN zapojit již nyní. Data vložená do GDSN dnes budou automaticky dostupná pro nové obchodní řetězce v momentě, kdy se připojí, aniž by dodavatel musel vynaložit další úsilí. Je proto škoda ztrácet čas používáním excelových zalistovacích karet pro obchodníky, kteří již GDSN používají. GS1 Czech Republic navíc jedná i s dalšími obchodními řetězci, a tak lze do budoucna očekávat rozšíření stávajících pěti o nové.

Více GDSN prakticky

O autorovi – Tomáš Tlučhoř

avatar: Tomáš Tlučhoř

Produktový manažer GS1 eCom, GS1 Czech Republic

V GS1 Czech Republic se zabývá elektronickou výměnou dat a datovou kvalitou. Jeho primárním zaměřením je synchronizace kmenových dat prostřednictvím GDSN (Globální datové synchronizace) a oblast B2C - sdílení kmenových dat určených spotřebitelům v digitálním prostředí.