GDSN: Kvalitní kmenová data v ČR již letos

Sektor maloobchodu se vyznačuje vysokou mírou interakce mezi velkým počtem obchodních partnerů. Tato vzájemná spolupráce zajišťuje, že je koncovým zákazníkům od dodavatelů přes logistická centra a prodejny obchodníků dodáváno požadované zboží. Jak různorodost, tak objem rychloobrátkového zboží jsou přitom obrovské. Používání společných standardů je proto nezbytná podmínka fungování tohoto specifického dodavatelského řetězce.

Maloobchod ke svému fungování úspěšně využívá standardy GS1 pro identifikaci, automatický sběr a elektronickou výměnu dat. V oblasti EDI se maloobchod dokonce z hlediska penetrace standardu řadí mezi nejpokrokovější odvětví.

Ačkoliv elektronická výměna transakčních dat, kam patří například elektronické faktury, objednávky či dodací listy, v podobě tradičního EDI slaví úspěchy již řadu let, kmenová data stále zůstávají stranou.

Poptávka po kvalitních kmenových datech roste

Kvalitní kmenová data, která v tomto kontextu představují základní údaje o obchodovaných produktech, jako například název, identifikace, hmotnost, rozměry či způsob balení, jsou jedním ze základních kamenů dobře fungujícího dodavatelského řetězce. V současné době navíc stále více do hry promlouvá i spotřebitel a legislativa. I rychloobrátkové zboží, které je k dostání zejména v kamenných prodejnách klasických obchodních řetězců, se stále častěji prodává přes internet. Prodej zboží on-line znamená nutnost výměny nejen kmenových dat obchodního a logistického charakteru (B2B), ale rovněž informací určených přímo spotřebiteli (B2C). To platí i pro potraviny, kde je poskytování vybraných informací přímo na webových stránkách při on-line prodeji od roku 2014 regulováno dokonce legislativně.  

B2C data jsou to jediné, co produkt v e-shopu reprezentuje. Lze je však použít i v kamenných obchodech jako doplněk k údajům uvedeným na obalu či etiketě, který si mohou spotřebitelé se zájmem o více informací zobrazit například prostřednictvím chytrých mobilních zařízení nebo informačních kiosků. Množství kmenových dat, která si mezi sebou dodavatel a obchodník potřebují vyměnit, tedy stále roste a tento trend lze očekávat i v následujících letech.  

Výměna kmenových dat nabízí prostor pro zlepšení

Mapa penetrace GSDN z dubna 2016Mapa penetrace GDSN z dubna 2016. Zelená: GDSN se používá; oranžová: GDSN se používá pouze pro publikaci dat do zahraničí; červená: GDSN se nepoužívá.
Zdroj: GS1 CR

Ačkoliv EDI standard GS1 EANCOM® nabízí elektronickou zprávu určenou i k výměně kmenových dat, její rozšíření není významné. Jedním z důvodů je bezesporu problematické zajištění kvality zasílaných dat, akceptace změn, a tím i jistota aktuálnosti dat. V České republice tak výměna kmenových dat mezi dodavateli a obchodními řetězci v drtivé většině případů probíhá prostřednictvím zalistovacích karet vytvořených v excelu a zasílaných e-mailem. Tyto zalistovací karty má každý obchodní řetězec vlastní, a i když jsou si vzájemně v mnohém podobné, žádné dvě nejsou totožné. Chybí tedy společný standard, což s sebou přináší řadu problémů, nízkou kvalitu nevyjímaje.  

Přínosy GDSN 

Hlavním přínosem GDSN je zvýšení efektivity celého dodavatelského řetězce. Aby byly přínosy skutečně znatelné, je však zapotřebí zapojení co největšího počtu uživatelů. Dodavatelům by v případě zapojení všech odběratelů stačilo vložit kmenová data o svých produktech pouze jednou do katalogu GDSN a odpadlo by vyplňování a správa několika různých zalistovacích karet. Stejně tak veškeré aktualizace dat by stačilo provést pouze jednou, jelikož změny se v GDSN automaticky zasílají všem obchodním partnerům, kteří data o daném produktu odebírají.

Odběratelé na druhé straně získávají okamžitý přístup ke kmenovým datům velkého množství produktů ve strukturované podobě včetně jejich aktualizací. Výrazně se tak posiluje jistota, že komunikovaná data jsou skutečně platná, a je možné jejich příjem potvrdit. GDSN navíc nabízí řadu mechanismů pro zvyšování kvality dat.  

Benefitem je rovněž možnost centralizace některých činností, které nepřinášejí konkurenční výhodu a v určité míře je vykonává každý obchodní řetězec. Jedná se zejména o uživatelskou podporu dodavatelů při vyplňování zalistovacích karet  a kontrolu datové kvality. Obecně má GDSN u jednotlivých uživatelů vliv jak na snižování nákladů, tak na zvyšování tržeb.

GDSN v zahraničí a v ČR

Mimo Evropu se GDSN pro výměnu kmenových dat v maloobchodu používá především v Austrálii a Severní a Jižní Americe. V Evropě je to pak zejména na západ od našich hranic. V České republice momentálně využívá GDSN několik dodavatelů k publikaci kmenových dat svým zahraničním obchodním partnerům. I přes svůj charakter jakési centrální databáze produktů není vkládání dat do GDSN v žádném z těchto států vyžadováno legislativou. Jedná se vždy o iniciativu hlavních hráčů na daném lokálním nebo regionálním trhu. Zpravidla jde o obchodní řetězce, nákupní aliance, příslušné maloobchodní asociace a uskupení, nadnárodní dodavatele a jejich regionální instituce.
Ti všichni vidí v GDSN prostředek k dalšímu zvyšování efektivity celého dodavatelského řetězce. K obdobnému vývoji došlo v uplynulém roce i v České republice.  

Co je globální datová synchronizace? Řešením pro správu dat je standardizovaná platforma GDSN (Global Data Synchronisation Network), kterou organizace GS1 nabízí. Jedná se o síť certifikovaných elektronických katalogů, do kterých dodavatelé vkládají data o dodávaném zboží a odběratelům jsou tato data automaticky zasílána ve strukturované podobě včetně veškerých aktualizací. 
Elektronických katalogů GDSN je po celém světě několik a jejich certifikace zajišťuje, že spolu vzájemně komunikují. Uživatel má tudíž možnost zvolit pro komunikaci dat kterýkoliv z nich. Větší společnosti s rozsáhlým portfoliem produktů zpravidla integrují katalog GDSN se svým informačním systémem, nicméně k dispozici je rovněž webové uživatelské rozhraní.
V tomto rozhraní mohou prostřednictvím formuláře nebo importu souboru excel kmenová data snadno vložit i menší dodavatelé, jimž se integrace nevyplatí.

Pod vedením GS1 Czech Republic a společnosti Markant Česko vznikla pracovní skupina významných obchodních řetězců a dodavatelů. Výsledkem její činnosti je zpracování českého datového profilu  a pravidel pro jeho mapování do informačních systémů zúčastněných obchodních partnerů. V letošním roce skupina připravila pilotní projekt zavedení datové synchronizace. Jeho začátek je naplánován na léto 2016, a pokud vše proběhne podle plánu, lze očekávat, že se využívání GDSN v České republice rozběhne již ve druhé polovině tohoto roku.  

Vize do budoucna? O vzrůstající popularitě využívání GDSN na našem trhu hovoří nejenom zájem uživatelů samých, a to napříč celým maloobchodem včetně on-line obchodování, ale i různé iniciativy a prohlášení oborových asociací a poskytovatelů služeb v oblasti komunikace dat. Všichni se shodují na tom, že potřeba kvalitních, aktuálních a strukturovaných dat je enormní, neoddiskutovatelná a nutná pro další rozvoj maloobchodu, zejména jeho nových prodejních kanálů. Samozřejmě do hry vstupuje i národní či regionální legislativa, která rovněž zvyšuje tlak na množství a kvalitu informací o prodávaném zboží.  
V tomto kontextu je nutno vzít v potaz, že prostor na obalech výrobků je často limitovaný, a je proto nutné hledat alternativní zdroje přenosu informací k zákazníkovi. Rovněž je potřeba si uvědomit, že to, co si zákazník v kamenném obchodě může jednoduše přečíst z obalu výrobku, je nutné v případě on-line obchodování poskytnout elektronicky prostřednictvím webu. Společným jmenovatelem jsou opět kvalitní strukturovaná data z věrohodného zdroje, která je možné automatizovaně elektronicky komunikovat na základě standardních procesů. 

Pilot v České republice

Během června proběhne v České republice pilotní projekt GDSN. Jeho cílem je především otestovat funkčnost vybraného certifikovaného elektronického katalogu GDSN a správnost vytvořeného profilu GDSN pro Českou republiku. Dá se říci, že daný profil GDSN představuje zjednodušený globální standard pro potřeby lokálního trhu. Pilotního testování se účastní celkem pět velkých obchodních řetězců a devět dodavatelů. Zástupci zúčastněných firem se podíleli na přípravě profilu a pilotního projektu v rámci zmiňované pracovní skupiny GDSN, která byla založena v létě 2015.

Kmenová data Kmenová data (anglicky master data) jsou základní dlouhodobě platné informace o produktech a obchodních partnerech nutné k zajištění bezproblémového chodu obchodních transakcí. Patří sem základní údaje o obchodovaných produktech, jako například název, identifikace, hmotnost, rozměry, způsob balení, nebo také informace pro spotřebitele, které jsou často uvedeny i na obalu produktu.

Během pilotu mají dodavatelé možnost nahrát kmenová data několika vybraných produktů do GDSN, odkud si je mohou stáhnout odběratelé a zkontrolovat, zda jim takto zaslaná data vyhovují. Po skončení projektu bude vše vyhodnoceno tak, aby bylo během léta možné opravit případné nedostatky. Spuštění ostrého provozu GDSN v České republice je totiž naplánováno již na říjen tohoto roku.

Více GDSN: Kvalitní kmenová data v ČR již letos

O autorovi – Tomáš Tlučhoř

avatar: Tomáš Tlučhoř

Produktový manažer GS1 eCom, GS1 Czech Republic

V GS1 Czech Republic se zabývá elektronickou výměnou dat a datovou kvalitou. Jeho primárním zaměřením je synchronizace kmenových dat prostřednictvím GDSN (Globální datové synchronizace) a oblast B2C - sdílení kmenových dat určených spotřebitelům v digitálním prostředí.