Neomed: EPC v identifikaci zdravotnických prostředků

Projekt označování nitroočních čoček a prsních implantátů pomocí EPC tagů má několik prvenství: jako první v ČR uvedl RFID do oboru zdravotnického materiálu. Jeho doba realizace i návratnost je rekordní.

Řešení na bázi EPC UHF dodala společnost CODEWARE; testování tagů a doporučení nejvhodnějšího nosiče pro specifické prostředí zajistila ILAB RFID laboratoř.

Nejvýraznějším počinem v oblasti technologie RFID poslední doby je bezesporu projekt aplikace EPC/RFID tagů pro označování zdravotnického materiálu ve společnosti NEOMED realizovaný technologickou firmou CODEWARE. Na projektu se podílela EPC/RFID laboratoř, jejíž pracovníci provedli testování tagů a doporučili optimální nosič a jeho umístění.

Enormní tlak na bezpečnost logistického řetězce

Společnost NEOMED je v oboru distribuce léčiv, zdravotnických prostředků a kosmetiky na českém a slovenském trhu aktivní od roku 1998. V režimu B2B dodává produkty využívané především v oblasti oftalmologie, neurologie a estetické medicíny. Celkem obsluhuje 1500 zákazníků. Většinou jde o veřejná, krajská a privátní nemocniční zařízení. Z centrálního skladu, který splňuje přísné podmínky pro nakládání se zdravotnickým materiálem (speciálně zařízené temperované prostory, režim FEFO ap.) společnost realizuje tři hlavní logistické toky. Zdravotnické prostředky a kosmetické výrobky jsou dodávány v přímém prodeji z centrálního skladu nebo prostřednictvím velkodistributorů léčiv. Prsní implantáty a nitrooční čočky společnost NEOMED dodává do konsignačních skladů zákazníků.

V podnikovém informačním systému je registrováno celkem 15 000 skladových položek. Šestinu skladových položek tvoří prsní implantáty a nitrooční čočky dodávané do 160 konsignačních skladů umístěných v nemocničních objektech, zpravidla přímo na operačních sálech. Každé balení má unikátní značení se sériovým číslem. Tím, že jde o přípravky určené k voperování do lidského těla, je tlak na bezpečnost logistického řetězce a na bezchybnou identifikaci enormní. Právě pro tuto skupinu produktů bylo zavedeno značení na bázi EPC/RFID.

Stávající proces inventur v terénu nevyhovoval

Dosavadní způsob identifikace pomocí čárových kódů měl několik úzkých míst. Problém představovala nejednotnost ve standardech označování zboží, jehož regulace na evropské úrovni se teprve připravuje. U řady produktů výrobci navíc nedodávají informaci o datu exspirace ve strojově čitelné podobě. Snímání jednotlivých balení bylo časově náročné, přičemž zdržení při vyskladňování dále často narůstala kvůli častým problémům se skenováním čárových kódů s nízkou kvalitou (např. u symbolů vytištěných na sváru ochranné fólie). Slabiny stávajícího logistického konceptu se nejvíce projevily na ploše konsignačních skladů.

Spotřebované zboží personál nemocnic odečítá vizuálně. Nezřídka nedodržuje princip FEFO a kvůli nesystematickému odebírání dochází ke znehodnocení produktů s prošlou exspirací, které by při správném odběru jinak mohly být upotřebeny. Inventury konsignačních skladů byly časově náročné. Vyžadovaly pohyb vyslaných pracovníků v citlivém prostředí operačních sálů za doprovodu personálu nemocnice při zvýšených bezpečnostních a hygienických opatřeních, která tyto operace dále komplikovala.

Zaměstnancům provádějícím inventury bylo nutné poskytnout účinný nástroj pro automatickou identifikaci zboží a přenos informací o spotřebovaném sortimentu. Volba padla na technologii RFID. Management společnosti NEOMED o implementaci uvažoval již v roce 2010, k její realizaci se rozhodl o dva roky později. Hlavním impulzem byl významný pokles cen příslušného hardwaru.

Studie proveditelnosti v EPC/RFID laboratoři

Společnost Neomed kontaktovala GS1 Czech Republic s projektovým záměrem již v roce 2010. Studie proveditelnosti byla realizována ve spolupráci s VŠB-TU v Ostravě. Byla prokázána vhodnost RFID technologie pro specifické prostředí. Prsní implantáty obsahují gel, a jak prokázaly testy, tento faktor hromadnému čtení RFID tagů umístěných na více baleních nebrání. Laboratoř doporučila vhodný typ RFID tagu. Na základě testů bylo určeno optimální umístění tagu pro dosažení nejvyšší spolehlivosti při skenování, které bylo později mírně korigováno po konzultaci s výrobcem implantátů.

Na konci roku 2012 zadavatel oslovil svého dlouholetého partnera v oblasti automatické identifikace, společnost CODEWARE. Tento dodavatel technických řešení byl dobře obeznámen se specifickými procesy ve společnosti NEOMED. Díky tomu, že je zapojený do Systému GS1, mohl garantovat kompatibilitu řešení se standardy Systému GS1 a pravidly obsaženými v chystané evropské legislativě o standardizaci v oblasti sběru a sdílení dat v dodavatelských řetězcích pro sektor zdravotnictví. „Takto je implementované řešení zcela nezávislé na hardwarové infrastruktuře,“ vysvětluje Jan Slezák, manažer logistiky ve společnosti NEOMED. „Pokud budou výrobci implementovat standard EPC, náš systém bude s jejich produkty plně kompatibilní.“

Tři klíčové informace: typ výrobku, jeho sériové číslo a datum exspirace

Dodavatel doporučil standard tagů UHF EPC Class 1 Gen 2 se čtecí vzdáleností až dva metry. RFID tagy jsou ve formě bílého labelu o velikosti 13×73 mm. Paměť čipu činí 512 bitů, u daného řešení je využita z 60 % (zápis obsahuje zhruba 40 znaků). Z pohledu informačního systému je informace zapsaná v tagu ve stejné datové struktuře, jako tomu bylo u předchozího konceptu (standard GS1–128). Při zápisu i čtení dat z/na tag řešení využívá SW rozhraní firmy Codeware Mobile Store® Simulator.

Na příjmu skladoví operátoři provádějí sběr informací o dodaném zboží a jejich zápis do RFID tagů. V případě prsních implantátů snímají pomocí mobilního terminálu dva čárové kódy; údaj o exspiraci bývá na balení v alfanumerické podobě, proto je zanášen ručně. Mobilním terminálem zn. Cipherlab 1861 umožňujícím záznam informací do RFID tagu zapisují tři klíčové informace: typ výrobku, jeho sériové číslo a datum exspirace. Veškeré další operace v životním cyklu výrobků využívají všech výhod automatické radiofrekvenční identifikace.

Inventury – časová úspora 200 hodin ročně

Pro oblast výdeje zboží se osvědčilo stacionární čtecí zařízení zn. Motorola. Při vyskladnění skladník obdrží dodací list vygenerovaný podnikovým informačním systémem. Objednané položky ukládá do plastového kontejneru. Jeho obsah na výdejním místě načte čtečka a systém automaticky zkontroluje správnost a úplnost sestavení objednávky. Proti původnímu vyskladňování každého produktu individuálně je zde velká časová úspora: Výdej několika desítek kusů zboží trvá přibližně dvě sekundy. „Systém Mobile Store® také zabezpečí jednoznačnou a bezchybnou kontrolu data použitelnosti, kódu produktu atd.,“ vysvětluje Vladislav Zvelebil, jednatel společnosti CODEWARE. „Tím garantuje plnou bezpečnost pacientů. RFID tag nese informaci o datu exspirace, čímž je zabezpečeno, že se po tomto datu zboží k výdeji nedostane.“

Zaměstnanci provádějící inventury v terénu jsou vybaveni mobilními terminály Cipherlab. V konsignačních skladech jsou přínosy systému nejzřetelnější. Doba přítomnosti pracovníků NEOMED se u odběratelů zkrátila na minimum. Již není nutné vyjímat zboží ze skříní; zásah do běžného chodu klinik je nepatrný. Celkovou časovou úsporu na straně konsignačních skladů uživatel odhaduje na 200 hodin ročně. Dramatické zrychlení inventur umožňuje jejich vyšší frekvenci vedoucí k eliminaci problémů s nesystematickým odběrem položek.

Dlouhodobý cíl – plná automatizace výměny dat

Výrazným benefitem projektu je zrychlení skladových operací. „U prsních implantátů evidujeme v průměru pětinásobné zrychlení evidence, v případě nitroočních čoček je identifikace pomocí RFID přibližně čtyřikrát rychlejší než odečítáním čárových kódů,“ říká Jan Slezák.

Načtení třiceti balení nitroočních čoček si dosud vyžádalo v průměru více než jednu minutu. Tím, že jsou na každém balení celkem tři čárové kódy, avšak načten měl být pouze jeden, se operátoři museli silně soustředit, aby nedošlo k chybě. Po implementaci RFID řešení tato operace vyžaduje kolem 15 vteřin. Projekt se vyznačuje mimořádnou rychlostí realizace (vyžádal si pouhé čtyři měsíce včetně jednoho měsíce zkušebního provozu) i nezvykle rychlou návratností: investiční prostředky, plně financované společností NEOMED bez externích dotací, by se měly vrátit dříve než za dva roky.

„Naším dlouhodobým cílem je úplná eliminace papíru v kontaktu s klienty,“ prozrazuje svoji vizi Jan Slezák. Partnerské kliniky budou podle plánu disponovat RFID terminály a výměna dat bude plně automatická. V následujících fázích projektu se počítá s rozšířením RFID na další sortiment. Strategickým cílem je zavedení konceptu VMI (Vendor-Managed Inventory) a převzetí kompletního vyřízení dodávek bez zásahu personálu na klinikách.

O autorovi – Mikuláš Černý

avatar: Mikuláš Černý

odpovědný redaktor, Redakce GS1 INFO 859

Odpovědný redaktor časopisu GS1 Czech Republic INFO 859 a koordinátor projektu GS1 Czech Republic www.rfid-epc.cz .