Elektronická fakturace je evropským tématem

Jednou ze sedmi stěžejních iniciativ strategie Evropa 2020 je Digitální program pro Evropu zabývající se využitím informačních a komunikačních technologií. Mezi jeho střednědobé cíle patří mj. i přechod na bezpapírovou komunikaci ve státní správě. Ve středu zájmu Evropské komise je aktuálně elektronická fakturace, o čemž svědčí obsah evropské směrnice 2010/45/EU a i další aktivity, z nichž mnohé si vynucují odezvu v členských státech unie.

Podle plánů EU by se elektronická fakturace měla stát dominantní formou fakturace ve státní správě již do roku 2020. V oblasti zadávání veřejných zakázek však Evropská komise plánuje plnou elektronizaci nejenom faktur, ale i ostatních dokumentů, dokonce již do roku 2016.

Elektronická fakturace je evropským tématem
Zdroj: GS1

Novela zákona o DPH

V lednu 2013 vstoupila v platnost novela zákona o DPH, která implementuje směrnici Rady Evropy 2010/45/EU. Součástí této novely jsou rovněž změny některých pravidel týkajících se elektronické fakturace. Obecně nejvýznamnější novinkou je rovné zacházení s daňovými doklady v elektronické i listinné podobě. Účastníci obchodních transakcí mají tedy stejná práva a povinnosti bez ohledu na to, zda pracují s elektronickými nebo papírovými dokumenty. Podle novely musí být u daňových dokladů zajištěna tři základní kritéria: věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Tyto vlastnosti musí být zajištěny po celou dobu uchování dokladu. Každý subjekt by proto měl vytvářet spolehlivou auditní stopu, která prokazuje vzájemnou propojenost jednotlivých účetních záznamů, dokumentů a poskytnutých plnění. V případě elektronických daňových dokladů lze tyto vlastnosti deklarovat uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou nebo pomocí standardní EDI komunikace, pakliže dohoda o této komunikaci zahrnuje postupy zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Úspora až 65€ na zprávu

Evropská komise prosazuje názor, že povinné zavedení elektronické fakturace pro zadávání veřejných zakázek by přineslo efektivnější a levnější fungování celého procesu a snížilo by zpoždění plateb. Navíc by rozšířilo elektronickou fakturaci i do těch oblastí soukromého sektoru, kde dosud není obvyklá. Odhaduje se, že pokud by ve veřejných zakázkách bylo fakturováno pouze elektronicky, dosáhlo by se v následujících několika letech úspory kolem jedné miliardy eur ročně. Kompletní elektronizace výměny dokumentů souvisejících s veřejnými zakázkami v celé EU by podle odhadů přinesla roční úsporu nákladů ve výši minimálně 100 mld. eur. Motivace Evropské komise elektronizovat veřejné zakázky je tedy silná.

Tato čísla lze pro lepší představu doplnit konkrétními výsledky průzkumů prováděných v sektoru spotřebního průmyslu a maloobchodu, kde jsou s nasazením EDI (GS1 EANCOM ®) objednávek a faktur letité zkušenosti. Ve Francii výsledky průzkumů ukazují na úsporu 14 až 18 eur na jednu zprávu podle typu dokumentu. V Německu se úspora pohybuje mezi 12 a 16 eury na zprávu, v Itálii dokonce průzkumy hovoří o 25 až 65€!

Generální finanční ředitelství vydalo k novele zákona o DPH metodický pokyn. Více informací naleznete na webových stránkách Ministerstva financí ČR.

Snaha EU o standardizaci

Dalším negativním jevem, který se snaží EC eliminovat, je fakt, že jednotlivé státy EU používají pro státní správu vlastní systémy elektronické fakturace, které nejsou navzájem kompatibilní. Pro veřejný sektor neexistuje žádný doporučený nebo obecně rozšířený standard umožňující snadnou přeshraniční výměnu elektronických dokumentů. V kontextu konkurenceschopnosti Evropské unie je tento stav vnímán jako nevyhovující. S podporou Evropské komise proto vzniklo několik projektů a iniciativ, jejichž cílem je umožnit bezproblémovou výměnu elektronických dokumentů alespoň na úrovni veřejných zakázek v rámci EU.

Velká část probíhajících projektů a iniciativ je sdružena v programu ISA (Interoperability Solutions for European Public Administrations). Důležitými projekty v souvislosti s rozšířením elektronických dokumentů ve státní správě jsou projekty PEPPOL a e-PRIOR. Výsledkem projektu e-PRIOR je otevřená platforma pro elektronické veřejné zakázky umožňující mimo jiné snadné připojení ke službám elektronické komunikace pro malé a střední podniky, které jsou předmětem projektu PEPPOL. Cílem projektu PEPPOL je vytvořit infrastrukturu propojující národní systémy elektronických veřejných zakázek tak, aby bylo v budoucnu možno elektronicky komunikovat s veřejnou správou jakéhokoliv členského státu. Logicky je proto nezbytné standardizovat sémantiku a syntaxi těchto dokumentů. Vytvoření jednotného sémantického modelu použitelného v celé Evropské unii je jedním z hlavních úkolů Evropského výboru pro normalizaci CEN v rámci pracovní skupiny BII (Business Interoperability Interfaces). V rámci práce této skupiny je věnována pozornost samozřejmě i elektronické fakturaci vůči státní správě. Organizace GS1 je momentálně aktivní v CEN BII, v asociaci open- PEPPOL a v platformě Joinup, vytvořené v rámci programu ISA.

Role GS1 in Europe

Evropské organizace GS1 včetně GS1 Czech Republic jsou v oblasti eGovernmentu stále aktivnější. Zástupci GS1 jsou součástí některých pracovních skupin, fór a projektů zaměřených na eInvoicing a eProcurement v Evropské unii. Zejména v posledních několika letech se prokázalo, že standardy GS1 nabízejí řadu funkčních a v praxi ověřených řešení, která lze s úspěchem implementovat i do prostředí státní správy.

Jen pro ilustraci lze uvést ty identifikační struktury, které se již ve státní správě v některých zemích uplatnily, jako je GLN (Globální lokalizační číslo) pro identifikaci organizací, GDTI (Globální identifikační číslo dokumentu) pro identifikaci spisů, dokladů a dalších dokumentů a v neposlední řadě i GTIN pro identifikaci produktů, které jsou předmětem zakázek či dodávek do státní správy. Výsledkem nárůstu iniciativy ze strany GS1 in Europe je zvyšující se povědomí Evropské komise o organizaci GS1 jakožto významné standardizační organizaci nabízející řešení použitelná i v oblasti eGovernmentu. Případný další průnik standardů GS1 do elektronizace státní správy ať už na lokální nebo evropské úrovni by přinesl benefity především statisícům stávajících uživatelů Systému GS1, a to zejména ve zjednodušení elektronické komunikace, větší kvalitě informací o produktech obchodovaných se státní správou a celkově v přehlednosti veřejných zakázek.

O autorovi – Tomáš Tlučhoř

avatar: Tomáš Tlučhoř

Produktový manažer GS1 eCom, GS1 Czech Republic

V GS1 Czech Republic se zabývá elektronickou výměnou dat a datovou kvalitou. Jeho primárním zaměřením je synchronizace kmenových dat prostřednictvím GDSN (Globální datové synchronizace) a oblast B2C - sdílení kmenových dat určených spotřebitelům v digitálním prostředí.