30 let Systému GS1 u nás: EDI: konec papíru v Čechách

Strategické rozhodování v oblasti (nejen) technologií pro standardizovanou automatickou identifikaci a sběr dat se v dlouhodobém horizontu jeví ve všech ohledech výhodnější než ad hoc řešení a vynucené reakce na vnější požadavky. Platí to samozřejmě také v oblasti elektronické komunikace. Nástup EDI završuje vertikální vývoj systému EAN směrem ke komplexu řešení pro podporu efektivních dodavatelských řetězců.

Prvotní iniciativy související s elektronickou výměnou dat se objevily ještě před rokem 1989 na platformě FITPRO, poradního orgánu vlády, jehož členem bylo i středisko EAN. Jeho ředitel, Jaroslav Martinic, si v té době správně uvědomoval technologický posun ve využívání standardů směrem k EDI komunikaci a v roce 1995 rozšířil pracovní tým o Pavlu Cihlářovou, která nastoupila na pozici manažerky EDI. Díky předchozí praxi v organizaci PORS měla základní znalosti o standardech EANCOM a také první zkušenosti z praxe v Německu.

Středisko EAN zahájilo práci na přípravě národních subsetů pro vybrané elektronické zprávy. Tyto subsety umožnily vyšší míru standardizace a rychlejší implementace standardu EANCOM na českém trhu.

První seriózní úvahy uživatelů o zavedení EDI moderního typu spadají do roku 1996 (z pohledu komunikace v FMCG); o rok později již probíhala první reálná produkční komunikace. „Prvním dodavatelem byla z tohoto pohledu společnost Procter & Gamble, která k využití EDI komunikace při objednávání zboží motivovala obchodními podmínkami již v roce 1997,“ upřesňuje Milan Mikula, solution manager společnosti EDITEL CZ, a dodává: „Na straně obchodních řetězců bylo takovou společností Makro, které zavedlo využití EDI v roce 1998 v rámci nově budovaného cross-dockingového konceptu společně se společností HOPI.“

Maloobchodní řetězce jsou primárně orientované na efektivní využití lidské práce s co největší přidanou hodnotou. „Mám za to, že právě toto stálo v počátcích elektronického zasílání dokumentů. Odstranila se manuální práce zasílání objednávek dodavatelům poštou či faxem. Řetězce začaly efektivněji plánovat logistiku dodávek zboží a v neposlední řadě se zrychlily také platby za dodávky,“ vysvětluje Milan Pavlík, training & business support manager Tesco Stores ČR, který byl odpovědný za projekt implementace EDI ve společnosti Makro: „Technicky bylo potřebné vytvořit zabezpečené kanály, kterými dokumenty tekly mezi obchodními partnery, a připravit řešení tak, aby se obchodní systémy byly schopné mezi sebou domluvit. Tady sehrála důležitou roli standardizace zpráv v celosvětovém měřítku. Mezi první implementované zprávy patřily objednávka a inventory report.“

Hlavní benefity historicky prvního projektu EDI u nás V té době na českém trhu nebylo dostupné žádné komplexní řešení elektronické komunikace. „Vstupovali jsme na neprozkoumanou půdu světa elektronických business komunikací,“ vzpomíná Milan Pavlík. „V první radě jsme museli pochopit význam a strukturu celé EDI komunikace. První reportovací a komunikační programy byly vytvářené IT oddělením společnosti. V této fázi nám velmi pomohli kolegové ze společnosti EDITEL a české zastoupení GS1.“

EDI a legislativa Základním předpokladem startu EDI komunikace byl legislativní rámec zasílání vzájemně uznatelných dokladů mezi subjekty trhu. Významným posunem bylo umožnění plnohodnotné elektronické fakturace od roku 2002, kdy již nic nebránilo zavedení bezpapírové EDI fakturace.

Kromě snížení nákladů na pracovní sílu a na komunikaci za hlavní benefity projektu Milan Pavlík považuje rychlost a přesnost posílaných zpráv. „Zaměstnanci mohli více času věnovat plnění požadavků zákazníků místo nutné administrativy s objednávkami, reporty a dodacími listy. V číselném vyjádření úspor se jednalo o jednu až dvě hodiny denně u dvou pracovníků.“ Odstranil se problém s nečitelností faxových zpráv a chybovost způsobená nepřesným opisem papírových podkladů.

„V současné době si v maloobchodě neumíme představit jinou než EDI komunikaci s partnery. I když stále ještě v jednotlivých případech u dodavatelů bojujeme s představou, že kopírka a mail jsou ty nejefektivnější způsoby komunikace,“ uzavírá Milan Pavlík.

EDI před 15 letyZ TOP 20 firem spojených s českým maloobchodním trhem v roce 1998 standard EANCOM používalo na různém stupni rozvoje šest řetězců a jeden logistický operátor (Plus Discount, Penny Market, Makro ČR, Globus ČR, HOPI a dnes již zaniklé Interkontakt Group a EURONOVA). Projekty EDI v této době nejaktivněji rozvíjely například společnosti Procter & Gamble, Makro ČR, COOP Centrum družstvo, Unilever ČR, Balírny Douwe Egberts nebo Plzeňský prazdroj.

O autorovi – Mikuláš Černý

avatar: Mikuláš Černý

odpovědný redaktor, Redakce GS1 INFO 859

Odpovědný redaktor časopisu GS1 Czech Republic INFO 859 a koordinátor projektu GS1 Czech Republic www.rfid-epc.cz .