Seriál: Pravidla pro přiřazování GTIN: Úvod a 1. část

Informace v tomto článku jsou zastaralé, máte-li dotazy k tomuto tématu, prosíme, kontaktujte nás.

Stalo se již tradicí, že časopis INFO 859 přináší poměrně rozsáhlé bloky důležitých informací, pojmů a pravidel, které se přímo dotýkají práce s jednotlivými oblastmi Systému GS1.Toto číslo uvozuje zcela nový seriál, jehož ústředním tématem bude práce s GTIN.

Uvedené téma vychází z dlouhodobé zkušenosti pracovníků globální organizace GS1, podpořené znalostí lokálního prostředí a trhu v České republice. Často a opakovaně pokládané otázky ze strany uživatelů Systému GS1 nás utvrzují o stálé důležitosti příslušných znalostí, klíčových pro správnou realizaci identifikace položek. Námět se týká téměř každého uživatele Systému GS1, který v této oblasti pracuje a je zodpovědný za vedení svěřené databáze vztahující se k položkám vyráběným ve vlastním výrobním procesu či k hotovým produktům s novou přidanou hodnotou. Výběr tématu současně úzce souvisí s výsledky mnoha průzkumů, poukazujících na stále nedostačující kvalitu čárových kódů, jejich umístění v rámci různých druhů balení, chybnou práci na úseku přiřazování datových struktur atd. Související marketingový slogan „Zpět ke kořenům“ je na první pohled v rozporu s nesmírně rychlým vývojem, který zaznamenáváme v posledních letech například v oblastech zvyšování kvality dat (datová synchronizace), vývoje nových nosičů informací (RFID-EPC tagy, GS1 DataBar apod.), zrychlování a zpřesňování komunikace s využitím mobilních telefonů naznačující zcela nové, doposud netušené možnosti sdílení a kontroly informací (MobileCommerce) apod. Uvědomíme-li si však, že tato masivní vývojová nadstavba je postavena na základech jednoznačné, globálně unikátní identifikace, na správně vytvořených a přesně přiřazených datových strukturách, pak vyšší míra jistoty v oblasti zvládnutých základů nabývá zcela nového významu. Vraťme se tedy „zpět ke kořenům“ a proberme otázky, které při nedostatku znalostí a případné obavě požádat o vysvětlení, z nedostatku času a někdy i nezájmu o řešení problematiky mohou vést až k fatálním pochybením se značnými ekonomickými důsledky.

GTIN, globální číslo obchodní položky
GTIN je numerická sekvence využívaná k identifikaci jakékoli obchodní položky (nebo služby), u které vzniká potřeba znovu obnovovat předem definovaná kmenová data a která může být objednávána, oceňována a fakturována na jakémkoli místě dodavatelského řetězce.

Všeobecné základy a příslušná zodpovědnost

  • Nový, unikátní GTIN je požadován vždy při změně definovaných charakteristik stávající položky. Základní myšlenkou je jednoznačné oddělení nové obchodní položky od již existující v souladu s požadavkem na jejich nezaměnitelnost při nákupu.
  • Pravidla uvedená v rámci tohoto seriálu jsou univerzální, vycházejí a jsou potvrzena převládající praxí zejména z oblasti FMCG (Fast Moving Consumer Goods), tj. rychloobrátkového zboží. Zatímco většina GS1 standardů má charakter dobrovolných doporučení, základní pravidla pro přiřazování GTIN jsou vesměs charakteru závazného.
  • Zodpovědnost za identifikaci položky nese vždy ten, kdo položku uvádí na trh, tzv. Brand Owner, vlastník produktu, který je ve smluvním vztahu s organizací GS1. Nově přistupující uživatel Systému GS1 obdrží GCP (Global Company Prefix), obsahující unikátní identifikační číslo firmy.Tento prefix je přiřazen pro výhradní užívání dané organizaci, je neprodejný třetí straně, nemůže jí být darován a ani dalšímu subjektu pronajat.

Vlastník produktu může být výrobcem nebo dodavatelem, dovozcem či velkoobchodníkem, obchodní organizací. Výrobek buď sám vyrábí, nebo je pro něj vyráběn a prodává jej následně pod svým jménem, nebo jej dodatečně mění, například při modifikaci existujícího balení.

Související výjimky

  • Specifická výroba položky pro jediného zákazníka, například privátní značky velkých obchodních řetězců. V takovém případě může obchodní organizace poskytnout, po předchozí jednoznačné dohodě s příslušným výrobcem, svůj GCP pro identifikaci produktů zahrnutých do privátní značky.
  • Vlastník produktu nepřiřadil položce žádné GTIN.V tomto případě tak může učinit dodavatel, který potřebuje položku obchodovat nebo zařadit do procesu datové synchronizace, případně EDI komunikace.V krajním případě může identifikaci provést i sama obchodní organizace.

Obecně platná pravidla přiřazování GTIN

  • Vždy musí být předem definovány základní vlastnosti položky, jejichž změna vede k přiřazení nového GTIN. Jedná se zpravidla o název produktu, jeho popis a značku, druh položky a její varianty, množství a počet spotřebitelských jednotek v obchodním balení včetně způsobu balení.
  • Pokud je na položce vyznačena cena, což je v obchodní praxi jev méně častý a obecně nedoporučený, musí být GTIN změněn vždy při její změně.
  • Propagační akce představují dočasnou změnu produktu, který obvykle koexistuje s originálem. Nový GTIN musí být vždy přiřazen, pokud:
    • je daná změna realizována v oblasti hmotnosti či objemu produktu (např.:10 % čisté hmotnosti navíc zdarma)
    • promoční změna zasahuje do rozměrů obalu nebo navyšuje jeho hrubou hmotnost z více než 20 %
    • je varianta oddělena cenou explicitně uvedenou na obale (např.: sleva 10 Kč)
    • je změna sezonního charakteru (např.: velikonoční balení).
    Většina ostatních promočních variant nemusí být doprovázena přiřazením nového GTIN. Příkladem zachování původní identifikace může být „dárek uvnitř balení“, pokud případná změna rozměrů nepřesáhne 20 %, dále kupon se slevou uvnitř balení apod.
  • Změny produktu jsou jakákoli zlepšení a obměny vzniklé během jeho „života“. Pokud je starý produkt postupně nahrazován novým či pokud bylo rozhodnuto o výrobkové variantě, pak je nový GTIN nezbytností. Naproti tomu malé změny spotřebitelského, případně obchodního balení (např.: nevýrazná změna grafiky, změna složení nemající vliv na dodavatelský řetězec, změny v parametrech obalu menší než 20 % při zachování obsahu) nemusí být doprovázeny změnou GTIN.
  • Varianty obchodního balení ve smyslu změny počtu zabalených spotřebitelských jednotek musí být doprovázeny změnou GTIN.
  • Opakované využití GTIN již nevyužívaného je v rámci FMCG, rychloobrátkových položek, obecně možné nejdříve po uplynutí minimálně 48 měsíců od realizace poslední dodávky.Tento časový horizont však není fixní a může podléhat legislativě vztahující se ke konkrétní dané oblasti. Pro některé farmaceutické výrobky (např. implantáty, speciální léky, nástroje bez stanovené doby exspirace) je opakované použití GTIN zakázáno. Samostatným problémem může být kolize s dlouhodobě figurujícími čísly v databázích obchodních partnerů, i když je zřejmé, že daný produkt se již nemůže v logistickém řetězci vyskytovat.

Výše uvedená pravidla představují základní rámec, obecné formulace možností a variant. V následujících dílech tohoto seriálu budou uvedeny vybrané praktické příklady týkající se nutnosti přidělení nového kódu či možnosti zachování původního GTIN.

Z důvodu vyšší přehlednosti jsou pravidla logicky řazena do devíti následujících kategorií:

  • Varianty produktu podle cílového trhu
  • Obchodní značka
  • Obal a jeho modifikace
  • Produkt – jeho obsah, složení, funkčnost a možné kombinace
  • Akce na podporu prodeje
  • Výroba, výrobci
  • Prodejní cena – její změny, slevové kupony
  • Varianty produktu podle období/sezony
  • Subdodávky pro další výrobu

Pro tuto úvodní část seriálu byla vybrána velmi široká, aktuální oblast: Produkt – jeho obsah, složení, funkčnost a možné kombinace.

Vybrané příklady

Změna počtu spotřebitelských jednotek v obchodní jednotce

GTIN slouží k identifikaci položek a je využíváno v informačních systémech pro objednávání, skladování a fakturaci. Pokud by měla obchodní jednotka s různým počtem spotřebitelských jednotek stejné GTIN, správná funkčnost těchto informačních systémů by byla ohrožena. Proto každá obchodní jednotka má přiřazeno vlastní, jedinečné GTIN.

Verdikt: Přiřazení nového GTIN je nutné.

Změna skladby proměnného sortimentu

tématický obrázek: Změna skladby proměnného sortimentuProměnný, dynamický sortiment je charakterizován jako skupinová spotřebitelská jednotka (multipack či display), která obsahuje fixní počet dvou nebo více náhodně se měnících samostatných položek o rozdílných GTIN. Za předpokladu, že prodejce souhlasí s průběžnými změnami bez předchozího upozornění, nedochází ke změnám GTIN u skupinové spotřebitelské jednotky ani následně u obchodních jednotek.

Verdikt: Stávající GTIN se nemění.

Změny v ustáleném sortimentu

tématický obrázek: Změny v ustáleném sortimentuUstálený sortiment představuje obchodní jednotku (skupinové balení), které obsahuje vždy dvě či více stejných spotřebitelských jednotek označených GTIN.Pakliže například toto balení obsahuje přesně stanovený sortiment o konkrétním počtu spotřebitelských jednotek a daných příchutí (např. 200 ks tyčinek v poměru 30/50/80/40) a toto složení je změněno při zachování celkového počtu kusů (např. v poměru 40/60/40/60), pak je příslušné skupinové balení novou obchodní jednotkou, kterou je potřeba v distribučním řetězci jednoznačně identifikovat.

Verdikt: Nutno přidělit nový GTIN pro obchodní jednotku. GTIN spotřebitelských jednotek zůstávají zachovány.

Změny jedné z uvedených měrných jednotek

Jedná se nejčastěji o případ, kdy u produktu, na kterém je uveden čistý obsah ve více měrných jednotkách (např. prášek na praní – 1 kg na 40 praní) je jeden údaj změněn (např. čistý obsah je snížen na 0,8 kg, ale je účinnější – určen na 40 praní).

V současnosti je obvykle legislativně vyžadováno, aby byla na regálu uváděna cena za měrnou jednotku. Pochybení v těchto, pro spotřebitele důležitých informacích může vést až k pokutám. Změna GTIN automaticky vyvolá změnu informace uvedené na regálu u obchodníka.

Verdikt: Všichni účastníci distribučního řetězce potřebují zařadit nový a vyřadit starý výrobek. Změní-li se údaje o čistém obsahu, je potřeba přidělit nové GTIN.

Sezonní receptura

tématický obrázek: Sezonní recepturaZa sezonní recepturu je možno považovat například produkt s názvem „Jogurt se sezonním ovocem“. Ovoce se může měnit v závislosti na ročním období bez dopadu na cenu a na další charakteristiky produktu. Informace pro spotřebitele zůstává během všech ročních období nezměněna.

Verdikt: GTIN zůstává zachováno, a to i pro příslušné obchodní jednotky.

Zboží chlazené versus zmrazené

Jedná se o příklad, kdy shodná spotřebitelská jednotka je charakterizována různými základními údaji a vzniká tak potřeba výrobky odlišit pro procesy objednávání, oceňování nebo manipulace. Chlazený a zmrazený výrobek se liší např. způsobem skladování nebo produktovou klasifikací. Přidělování GTIN však obecně není závislé na teplotních požadavcích v distribučním řetězci (např. některé výrobky musí být udržovány během přepravy a uskladnění při různých teplotách).

Verdikt: Přidělení nového GTIN je nutné, taktéž pro obchodní jednotky.

Výrazná změna funkčnosti

tématický obrázek: Výrazná změna funkčnostiPokud výrobek prošel změnou s přidáním nových vlastností a/nebo funkcionalit (např. nová verze softwaru, nové funkce na elektrických spotřebičích apod.), doporučuje se přidělit nové GTIN pro spotřebitelskou jednotku i příslušnou obchodní jednotku, a to z důvodu jednoznačného rozlišení inovovaného produktu od starší verze.

Verdikt: Doporučeno přiřazení nového GTIN, a to i pro obchodní balení.

Maloobchodní jednotky spojené dohromady

Jedná se o dvě nebo více spotřebitelských jednotek pevně spojených dohromady, které se běžně prodávají každá zvlášť. Z pohledu identifikace vzniká nová spotřebitelská jednotka. Pro zamezení problémů na POS (Point of Sale), místech konečného prodeje, je nezbytné překrýt čárové kódy nižších úrovní balení! Jakákoliv možnost snímání dvou odlišných kódů na jediném balení je nepřípustná!

Verdikt: Nutno přidělit nové GTIN pro spotřebitelskou i příslušnou obchodní jednotku.

Závěr

Závěrem tohoto dílu je třeba zdůraznit, že v seriálu uvedené příklady si nekladou za cíl obsáhnout všechny možnosti, které se vyskytují v běžné obchodní praxi. Naznačují pouze značnou variabilitu případů, kde je mnohdy rozhodování z důvodu hraniční situace dosti obtížné. Na jedné straně je třeba se vyhnout zbytečnému čerpání přiděleného datového prostoru. Kdyby při každé změně, a to i takové, která je například relevantní jen z pohledu výrobce, bylo přiděleno nové GTIN, pak by tento zbytečný nárůst přidělených GTIN znamenal i zbytečné zvyšování nákladů podél logistického řetězce, v obchodní síti atd. Na straně druhé není možno připustit variantu, kdy pod existujícím GTIN figurují dva produkty, které jsou svými odlišnými vlastnostmi předurčeny pro rozdílnou manipulaci, objednávku, separátní skladování apod.

V příštím pokračování seriálu se budeme věnovat dalším z uvedených kategorií: Akce na podporu prodeje, Obal a jeho modifikace a Varianty produktů podle cílového trhu.

Více Seriál: Pravidla pro přiřazování GTIN: Úvod a 1. část

O autorovi – Michal Bílý

avatar: Michal Bílý

zástupce ředitele, GS1 Czech Republic

Zastřešuje oficiální externí aktivity směřující k rozšíření znalostí o Systému GS1 a pečuje o komunikaci mezi uživateli a providery. Také zajišťuje školení a širokou škálu marketingových a obchodních aktivit. Je členem odborné poroty „Obal roku“.